Специалист (секретарь) управления транспортно-сервисного обеспечения р.Семизбай (временная вакансия)

Должностные обязанности:

1. Принимать, осуществлять первичную обработку входящей корреспонденции и направлять её в канцелярию; 2. Осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения первым руководителем; 3. Проверять правильность оформления документов, наличие отметок об их исполнении, редактировать их и формировать дела для последующего хранения; 4. Организовывать доставку документов исполнителям; 5. Обеспечивать документирование и ведение деятельности совещательных органов Товарищества; 6. Вести информационно-справочную работу; 7. Осуществлять первичную обработку, оформление и направление исходящей корреспонденции; 8. Осуществлять контроль исполнения документов и соблюдения сроков их рассмотрения структурными подразделениями; 9. Обеспечивать сохранность и защиту документов в приемной; 10. Организовывать работу приемной и выполнять функции секретаря первого руководителя; 11. Готовить проекты документов по указанию первого руководителя; 12. Обеспечивать рабочее место первого руководителя необходимыми материально-техническими средствами, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями; 13. Организовывать телефонные и личные переговоры первого руководителя, принимать и передавать информацию по каналам связи, своевременно доводить её до сведения первого руководителя; 14. Организовывать и подготавливать заседания и совещания, проводимые первым руководителем (сбор материалов, оповещение участников, регистрация, ведение и оформление протоколов); 15. Организовывать командировки первого руководителя, включая бронирование авиабилетов, гостиниц и решение сопутствующих вопросов

Образование:

Высшее, техническое, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное); Профиль: Экономическое, техническое, юридическое, гуманитарное

Навыки:

1. Уметь аналитически мыслить; 2. Организовать работу на закрепленном участке; 3. Анализировать проблемы, уметь искать пути их разрешения; 4. Грамотно планировать; 5. Уделять достаточно внимания мелким нюансам и важным деталям; 6. Правильно расставлять приоритеты; 7. Уметь работать с большим количеством документов; 8. Уметь выделять первостепенные задачи; 9. Обладать навыками работы с контролирующими органами; 10. Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения; 11. Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.

Дополнительно:

• Наличие профессиональной сертификации в области управления документирования, архивирования (например, сертификатов по профилю деятельности CIPD/SHRM/SPHR и др.)

Знания языков:

Свободное владение казахским, русским, желательно английским.