Секретарь

• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Системное мышление;
• Управление изменениями;
• Дисциплинированность;
• Аккуратность;
• Аналитическое мышление;
• Добропорядочность;
• Компьютерная грамотность;

1.1. Секретарь назначается на должность и увольняется директором учреждения. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Секретарь подчиняется непосредственно директору Дворца и делопроизводителю.

1.3. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка Дворца и настоящей Инструкцией.

Функции

Основными направлениями работы секретаря являются:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора Дворца;

3. Должностные обязанности

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора организации сведения от работников Дворца, вызывает по поручению директора работников Дворца и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора организации;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора организации принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников Дворца, заседаний совета Дворца, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором организации (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.5. следит за обеспечением директора организации канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора организации различные документы и материалы;

3.8. принимает поступающую на имя директора организации корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Дворце порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора организации, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.9. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору организации;

3.10. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Дворца, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение Дворца или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.