Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение функционирования офиса (обеспечение исправности офисного оборудования, заказ канцелярских и расходных материалов, заказ продуктов питания, взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса).
• Поиск поставщиков услуг, согласно процедурам и политикам, утвержденным в Компании.
• Сбор документов, юридическая проверка потенциального поставщика, размещение заявок на согласование поставщика во внутренней системе Intranet.
• Письменная и устная коммуникация с поставщиками услуг (подача заявок на предоставление услуг/заказ товаров, обсуждение условий, заключение договоров, сбор документов и выгрузка отчетов по запросу главного бухгалтера).
• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции в бумажном и электронном виде, регистрация исходящей бумажной корреспонденции.
• Прием и распределение входящих звонков.
• Организация деловых поездок и командировок (поиск, заказ билетов, бронирование гостиниц, помощь в оформлении и получении виз, заказ междугороднего трансфера).
• Организация корпоративных мероприятий, тимбилдингов.
• Участие в организации, проведении выставок и конференций (выезд со специалистами продаж на мероприятия, фотоотчеты).
• Заказ маркетинговой и сувенирной продукции (проверка и согласование макетов для печати, работа с типографиями).
• Регистрация, контроль и систематизация документов, в том числе документооборота во внутренней системе Intranet.
• Предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы Компании.

Требования:

• Высшее образование (менеджмент, экономика, лингвистика, документоведение и архивоведение).
• Опыт работы в аналогичной должности от 3 лет.
• Знание английского языка – не ниже Intermediate.
• Уверенный пользователь ПК: MS Windows, MS Office, Internet, SAP и др.