Обязанности:
1. Организация документооборота:
Контроль за соблюдением правил ведения внутреннего и внешнего документооборота.
Обеспечение своевременного подписания, согласования и регистрации документов.
Внедрение и контроль за электронным документооборотом (СЭД, ЭЦП и пр.).
2. Контроль за ведением архивов:
Организация хранения, учета и систематизации документации.
Обеспечение условий для долговременного хранения документов в соответствии с требованиями законодательства.
Утилизация документов по истечении сроков хранения (по акту).
3. Подготовка и анализ документов:
Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, отчетов, справок и иных документов.
Проверка документов на соответствие нормативам и стандартам.
Составление отчетов по выполненным поручениям и текущей документационной работе.
4. Контроль за исполнением поручений:
Ведение журналов исполнения поручений руководства.
Напоминание ответственным лицам о сроках исполнения.
Информирование управляющего о состоянии выполнения задач.
5. Взаимодействие с подразделениями и внешними структурами:
Обеспечение согласованности действий всех отделов в вопросах документации.
Ведение деловой переписки.
Подготовка и передача документов в госорганы, подрядные организации и т. д.
6. Обеспечение конфиденциальности:
Контроль за соблюдением режима конфиденциальности и правил работы с персональными данными.