Офис-менеджер отвечает за обеспечение эффективной работы офиса, включая административную поддержку, документооборот, хозяйственное обеспечение, коммуникацию и координацию работы персонала. В зависимости от размера и структуры компании, обязанности могут варьироваться, но обычно включают в себя прием и распределение звонков и корреспонденции, организацию встреч и командировок, закупку канцтоваров и расходных материалов, а также поддержание порядка и жизнеобеспечение офиса.
Основные обязанности офис-менеджера:
Административная поддержка:
Прием и распределение телефонных звонков и корреспонденции.
Организация встреч, совещаний, переговоров.
Встреча и прием посетителей.
Заказ билетов и бронирование гостиниц.
Ведение календаря руководителя.
Документооборот:
Регистрация, учет, хранение и архивирование документов.
Подготовка и оформление документов.
Контроль за соблюдением документооборота.
Хозяйственное обеспечение:
Закупка канцтоваров, расходных материалов и другого необходимого для офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Контроль за состоянием офисной техники.
Взаимодействие с поставщиками и сервисными организациями.
Коммуникация и координация:
Взаимодействие с сотрудниками и клиентами.
Организация работы сотрудников ресепшн, клининговой службы, курьеров (в небольших компаниях).
Поддержание связи с руководством.
Контроль и отчетность:
Контроль за соблюдением стандартов и процедур.
Подготовка отчетности для руководства.
Участие в формировании бюджета на офисные нужды.
В зависимости от компании, офис-менеджер может также выполнять функции секретаря, делопроизводителя или даже участвовать в HR-процессах.
Ключевые навыки для офис-менеджера:
Организационные навыки.
Коммуникативные навыки.
Умение работать с документами.
Умение работать в команде.
Владение офисными программами.
Владение иностранными языками (в крупных компаниях).