Секретарь

• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Перевод на иностранные языки;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Адаптивность;
• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Стрессоустойчивость;
• Терпеливость;
• Дисциплинированность;
• Аккуратность;
• Вежливость;
• Выносливость и усердие;
• Добропорядочность;
• Способность к обучению и самообучению;
• Работа в MS Office;
• Работа в условиях неопределенности;
• Работа с электронными таблицами;
• Компьютерная грамотность;
• Многозадачность;

Должностные обязанности:

осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя организации;

принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу), телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

по поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем;

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

ведет контрольно-регистрационную картотеку;

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

копирует документы на персональном копировальном аппарате.

работает и своевременно заполняет электронные планформы "Национальная образовательная база данных (НОБД)" и "электронная биржа труда enbek.kz"

Должен знать:

законодательные, иные нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов, архивное дело, машинопись;

порядок пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

порядок печатания деловых писем с использованием типовых форм;

основы этики и эстетики;

порядок делового общения;

порядок эксплуатации вычислительной техники;

основы административного права;

основы организации производства, труда и управления;

трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации:

техническое и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности (квалификации).