Офис-менеджер

• Прием и распределение входящих звонков;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Организация работы офиса;
• Подготовка писем и обращений;

• Казахский / продвинутый уровень
• Русский / продвинутый уровень

• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;

1. На должность Работника принимается лицо, имеющее высшее/среднее специальное, предпочтительно экономическое, юридическое, педагогическое, социологическое или техническое образование, допускается без опыта работы.

1) надлежащим образом соблюдает все требования внутренних нормативных документов Фонда, регулирующих деятельность филиала и Работника;

2) соблюдает законодательство Республики Казахстан и внутренние нормативные документы Фонда, в том числе по вопросам противодействия коррупции, защиты и неразглашения информации о состоянии пенсионных накоплений и (или) целевых накоплений (далее – накоплений) и (или) условных пенсионных счетов (далее – УПС), персональных данных вкладчиков обязательных пенсионных взносов, физических лиц, за которых перечислены обязательные пенсионные взносы работодателя, обязательные профессиональные пенсионные взносы, добровольные пенсионные взносы (получателей пенсионных выплат), участников целевых требований или их законных представителей, получателей целевых накоплений (далее – получатели услуг Фонда) и работников Фонда и иной информации, отнесенной к конфиденциальной в соответствии с внутренними нормативными документами Фонда;

3) обеспечивает и осуществляет своевременную первичную обработку поступающей корреспонденции;

4) проверяет правильность адресации документов, целостность упаковки (конвертов, пакетов), наличие вложений, сортирует документы по видам (регистрируемым и нерегистрируемым);

5) осуществляет прием и регистрацию корреспонденции, поступающей в филиал (в день поступления). Зарегистрированную корреспонденцию передает по системе электронного документооборота на рассмотрение руководству и руководителям подразделений филиала по принадлежности;

6) осуществляет регистрацию заявлений, обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц в информационной аналитической системе «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (согласно Административному процедурно-процессуальному Кодексу Республики Казахстан);

7) обеспечивает своевременное рассмотрение обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений, поступающих в Филиал посредством информационной аналитической системы «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (далее - обращения), принятие мер согласно обращениям, информирование заявителей о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах или о перенаправлении их обращений на рассмотрение другим субъектам в соответствии с их компетенцией;

8) обеспечивает незамедлительное уведомление непосредственного руководителя/директора Филиала о наличии в поступившем обращении признаков жалобы;

9) осуществляет контроль за своевременной передачей зарегистрированной корреспонденции руководству филиала и исполнителям;

10) осуществляет пересылку ошибочно доставленной в адрес филиала корреспонденции;