Ведущий специалист отдела устойчивого развития управления стратегии и устойчивого развития департамента стратегии и управления эффективностью (на период отсутствия основного работника)

Требования:

Образование:

• Высшее (или послевузовское) образование
• Профиль образования: экономика/ менеджмент/ финансы/ маркетинг/ социальные науки/ международное право и/или инженерное дело в области стандартизации и сертификации/ инженерное в области нефтегазового дела.
• Дополнительно (желательно):
• степень магистра бизнеса и управления или магистра бизнес - администрирования (MBA);
• степень магистра по соответствующему профилю профессиональной деятельности.
• Наличие сертификата внутреннего аудитора по международным стандартам ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.

Опыт работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности:

• не менее 4 лет опыта работы в области внедрения/ обеспечения функционирования систем менеджмента согласно международным стандартам ИСО 9001, ИСО 14001, ИСО 45001, предпочтительно в крупных нефтегазовых компаниях и/или консалтинговых компаниях и/или опыт работы в центральных государственных органах, курирующих нефтегазовую отрасль;
• не менее 4 лет опыта в квазигосударственном секторе, предпочтительно в нефтегазовой отрасли;
• опыт взаимодействия с международными органами по сертификации;
• опыт работы руководителем команды аудита (ведущий аудитор) (желательно);
• опыт проведения внутренних аудитов. 

Знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• в области планирования аудита и постановки задач для членов команды аудита;
• принципы и методы проведения внутреннего аудита на соответствие требованиям международных стандартов ИСО 9001, ИСО 14001, ИСО 45001;
• международные стандарты на системы менеджмента и другие ссылочные документы в области интегрированной системы менеджмента качества, охраны окружающей среды, охраны здоровья и обеспечения безопасности труда, устойчивого развития, информационной безопасности;
• навыки планирования корректирующих/предупреждающих мероприятий;
• навыки подготовки отчета по анализу результативности интегрированной системы управления со стороны руководства;
• навыки сбора, систематизации и анализа информации;
• навыки подготовки презентационных и отчетных материалов;
• навыки ведения переговоров, работы в команде, межличностных отношений;
• организационные способности;
• навыки разработки методологических документов;
• в области основ управления рисками и системы внутреннего контроля КМГ;
• навыки стратегического, аналитического и системного мышления и умение аргументированно отстаивать свою позицию;
• владение государственным и русским языком, владение английским языком на уровне B1: Intermediate (желательно).

Функциональные обязанности на данной должности:

• Проведение внутренних аудитов ИСУ
• Актуализирует приказ о внутренних аудиторах;
• Разрабатывает и обеспечивает утверждение годового плана-графика аудитов;
• Разрабатывает и обеспечивает утверждение квартального плана-графика аудитов (при необходимости);
• Устанавливает цели, области и критерии конкретного аудита;
• Разрабатывает и обеспечивает согласование программы внутреннего аудита;
• Анализирует внутренние документы проверяемого структурного подразделения;
• Выбирает и определяет методы проведения аудита, команды по аудиту;
• Проводит совещания с аудитируемым подразделением;
• Собирает и верифицирует информацию;
• Управляет записями по аудиту, заполняет чек-листы;
• Осуществляет мониторинг исполнения программы аудита;
• Осуществляет формирование результатов аудита;
• Ведет модуль «Аудиты ИСУ и СМИБ» в базе СЭД Директум;
• Контролирует разработку планов корректирующих действий и осуществляет мониторинг их выполнения;
• Консультирует и оказывает помощь структурным подразделениям в вопросах ИСУ, соблюдении требований международных стандартов и внутренних документов.
• Организация и координация проведения внешнего (сертификационного/ наблюдательного) аудита
• Обеспечивает включение в годовой/ долгосрочный план закупок КМГ соответствующих расходов на проведение аудита (разрабатывает техническое задание, собирает коммерческие предложения, заполняет, обеспечивает согласование и утверждение заявки на специализированном внутреннем портале КМГ);
• Инициирует, обеспечивает проведение необходимых закупочных процедур на услуги сертификационного/ наблюдательного аудита;
• Анализирует поступившие заявки и тендерную документацию от потенциальных поставщиков;
• Обеспечивает заключение договора с органом по сертификации и контролирует его исполнение;
• Обеспечивает согласование плана аудита, списка аудиторов органа по сертификации в рамках заключенного договора (ведет необходимую переписку);
• Предоставляет органу по сертификации требуемые документы КМГ и запрашиваемую информацию в рамках заключенного договора;
• Доводит до сведения структурных подразделений КМГ утвержденный план/ программу аудита;
• Обеспечивает участие структурных подразделений в соответствующих совещаниях;
• Сопровождает аудиторов органа по сертификации;
• Консультирует и оказывает помощь структурным подразделениям в ходе аудита;
• Обеспечивает разработку и утверждение плана корректирующих действий по итогам аудита и осуществляет мониторинг его выполнения;
• Доводит до сведения руководства КМГ и структурных подразделений результаты аудита;
• Размещает утвержденные Планы работы подразделений на соответствующий период в ЭБД ИСУ.
• Обеспечение разработки/ актуализации внутренних документов
• Направляет структурным подразделениям уведомления о формировании Плана совершенствования ИСУ и необходимости предоставления предложений по включению в него мероприятий по разработке новых документов, актуализации или постановке на утрату внутренних документов;
• Анализирует исполнение Плана совершенствования ИСУ за предыдущий период для учета мероприятий в новом документе;
• Анализирует актуальность внутренних документов, размещенных в ЭБД ИСУ;
• Анализирует рекомендации по итогам внешнего/ внутренних аудитов, связанные с необходимостью актуализации внутренних документов;
• Формирует, обеспечивает согласование и утверждение Плана совершенствования ИСУ на соответствующий период;
• Доводит до сведения структурных подразделений утвержденный План совершенствования ИСУ;
• Организует совещания по определению вида разрабатываемого внутреннего документа, владельца документа, необходимости разработки документа;
• Рассматривает/ согласовывает документы на соответствие внутренним требованиям КМГ;
• Осуществляет мониторинг исполнения утвержденного Плана совершенствования ИСУ.
• Администрирование работы модуля «Документы ЭБД ИСУ» в СЭД Директум
• Консультирует и оказывает помощь структурным подразделениям КМГ по работе с базой ЭБД ИСУ;
• Устраняет пустые записи или неверно созданные проекты внутренних документов;
• Корректирует ошибки пользователей при создании записей в модуле.
• Взаимодействие с ДЗО
• Осуществляет мониторинг наличия и функционирования систем менеджмента в соответствии с международными (государственными) стандартами ИСО в ДЗО;
• Консультирует и оказывает помощь ДЗО по вопросам ИСУ, соблюдению требований международных стандартов и внутренних документов;
• Организует проведение обучающих мероприятий по вопросам ИСУ для ДЗО (при необходимости);
• Согласовывает расходы на внедрение, проведение сертификационных/ наблюдательных аудитов систем менеджмента на соответствие международным стандартам ИСО 9001, ИСО 14001, ИСО 45001 в бюджетах и бизнес-планах ДЗО на соответствующие периоды.
• Оценка удовлетворенности внутренних потребителей
• Организует проведение анкетирования структурных подразделений на предмет их удовлетворенности от взаимодействия с другими подразделениями по итогам календарного года;
• Собирает заполненные анкеты в установленном порядке;
• Анализирует и осуществляет расчет полученных оценок;
• Доводит результаты анкетирования до сведения структурных подразделений вместе с динамикой предыдущих лет.
• Организация анализа ИСУ со стороны высшего руководства КМГ
• Собирает необходимую информацию от структурных подразделений КМГ для Отчета о функционировании ИСУ за соответствующий период (структурные подразделения, ответственные за документационное обеспечение, за безопасность, охрану труда и охрану окружающей среды, за административную работу и обслуживание здания КМГ, управление человеческими ресурсами и др.);
• Готовит Отчет о функционировании ИСУ за соответствующий период (на основе полученной от структурных подразделений информации, а также результатов внутренних и внешних аудитов, достижения установленных целей в области ИСУ, исполнения Плана совершенствования ИСУ и т.д.);
• Готовит проекты целей в области ИСУ на следующий год;
• Готовит перечень мероприятий, направленных на достижение установленных целей в области ИСУ для включения в План совершенствования ИСУ;
• Готовит протокол заседания Совета по системам менеджмента, обеспечивает его согласование и подписание;
• Доводит до сведения структурных подразделений, заинтересованных лиц протокольные поручения и Отчет о функционировании ИСУ за соответствующий период.
• Управление рисками и внутренний контроль
• управляет риск-факторами, реализация которых может привести к наступлению риска. Своевременно выявляет, анализирует и оценивает риски, влияющие на достижение поставленных перед ним целей;
• обеспечивает своевременную разработку и исполнение мероприятий по снижению рисков/риск-факторов;
• своевременно уведомляет ответственное подразделение (СУРиВК), своего непосредственного руководителя о любых совершенных или возможных ошибках/недостатках, которые привели или могут привести к потенциальным убыткам, о потенциальных и реализованных рисковых событиях, в порядке и сроки, установленные внутренними документами.