Ассистент исполнительного директора / Офис-менеджер

Функциональные обязанности:

1. Административная поддержка руководителя:
— Планирование и ведение календаря исполнительного директора
— Организация встреч, внутренних и внешних переговоров
— Подготовка документов: протоколы, презентации, служебные записки
— Контроль сроков и выполнение поручений
— Напоминания о ключевых задачах и событиях

2. Коммуникации и взаимодействие:
— Ведение деловой переписки от имени руководителя
— Взаимодействие с внутренними подразделениями, партнёрами, контрагентами
— Организация командировок: бронирование билетов, отелей, визовая поддержка

3. Организация работы офиса (офис-менеджмент):
— Закупка канцелярии, воды, хозтоваров
— Контроль работы курьеров, уборки и внешних поставщиков
— Прием звонков, писем и корреспонденции
— Обеспечение бесперебойной работы офиса (техника, кофе-зона и др.)

4. Организация мероприятий:
— Поддержка в подготовке внутренних встреч, праздников, тренингов
— Организация помещений, кейтеринга, оборудования
— Участие в развитии корпоративной культуры

5. Документооборот и отчетность:
— Ведение реестров, сканирование и архивирование документов
— Контроль хранения документации
— Работа с внутренним документооборотом

6. Операционная поддержка:
— Выполнение поручений руководства
— Участие в разработке регламентов и процедур
— Работа с задачами, требующими логики, внимания и инициативы