Обязанности:
1. Ведение документооборота:
•Прием, регистрация, учет, хранение и передача входящей и исходящей корреспонденции.
•Контроль сроков исполнения документов.
•Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и других документов.
2. Организация архивного хранения:
•Формирование дел в соответствии с номенклатурой.
•Подготовка документов к передаче в архив.
•Ведение описи и карточек хранения, организация уничтожения документов с истекшим сроком хранения (по акту).
3. Регистрация и учет внутренних документов:
•Регистрация приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и пр.
•Ведение журналов регистрации (в бумажном или электронном виде).
•Пронумеровать, подшивка и систематизация документации.
4. Работа с корреспонденцией:
•Прием, сортировка, регистрация входящей/исходящей почты.
•Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции.
•Подготовка и отправка писем, пакетов, служебной почты.
5. Подготовка информации для руководства:
•Сбор и систематизация информации по поручению.
•Подготовка документов на подпись или ознакомление.
6. Соблюдение требований законодательства и нормативов:
•Работа в соответствии с инструкциями по делопроизводству.
•Соблюдение требований по защите персональных данных (при необходимости).
•Знание правил ГОСТ и СДОУ (систем делопроизводства).
7. Взаимодействие с другими подразделениями:
•Обеспечение отделов необходимыми документами и бланками.
•Контроль возврата визируемых/исполняемых документов.
8. Работа с оргтехникой и программами:
•Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронные системы документооборота).
•Работа с электронной почтой, принтером, сканером, копировальной техникой.