Делопроизводитель

• Ведение делопроизводства;
• Организация документооборота;
• Обеспечение сдачи документов в архив;
• Редактирование и исправление переведенного материала;
• Компьютерная грамотность;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Знание нормативно-правовых актов;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / средний уровень

• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Стрессоустойчивость;
• Умение быстро принимать решения;
• Умение работать в команде;

1. Обязанности

3.1.Ведет регистрацию в АИС «Система электронного документооборота» исходящей, входящей корреспонденции, в соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.2.Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.3.Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.4.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, в установленные сроки сдает в архив законченные делопроизводством документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Документы в электронном виде передает через модуль «Архив электронных документов для СЭД».

3.5.Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.3.6.Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.7.Осуществляет контроль за правильным оформлением подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.8.Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;

3.9.Ежемесячно предоставляет акиму поселка информацию по документообороту:

- по количеству входящей, исходящей, деловой корреспонденции, сколько из них зарегистрировано, рассмотрены и исполнены по срокам;

- по количеству проведенных совещаний с руководителями организации и собраний с жителями поселка, сколько из них запротоколированы и подшиты и т.д.

3.10.Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

3.11.Проводит консультации специалистов по вопросам правильного оформления документов на бумаге и в системе электронного документооборота.

3.12. Ведет картотеку учета поручений акима поселка, данных специалистам на совещаниях. Ежемесячно предоставляет акиму поселка мониторинг исполнения поручений.

3.13.Использование базы данных программ только в служебных целях и не разглашение персональных данных лиц.

3.14.Соблюдение внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и норм по охране труда.

3.15.Исполнение распоряжении и поручении акима поселка, не противоречащих законодательству РК.