Executive Assistant to the Dean / Исполнительный ассистент декана

KIMEP, School of Computer Science and Mathematics is looking for applicants for the following position:

Job Title: Executive Assistant to the Dean of SCSM

Division: Academic

Department: SCSM

The position reports to: Dean of SCSM / SCSM Administrative Manager

Job Purpose Summary:

The Executive Assistant supports the School of Computer Science and Mathematics and assists the Dean with developing policies and procedures and preparing technical documents.

Key responsibilities and Duties:

• Assist the Dean in daily operations;
• Receive visitors, advise students if necessary, explain academic policies, etc;
• Assist in the organization of vents, seminars, conferences, and workshops. Responsibility also includes ordering and setting up refreshments;
• Communicate with Executive staff, other KIMEP employees, administrative support staff, and outside people regarding meetings.
• Coordinate and make all travel arrangements and car reservations for the Dean;
• Assists the Dean with special projects and development of procedures and processes to support efficient operations;
• Respond to e-mail messages from students and inform the Dean daily;
• Coordinate office activities and appointment schedules and calendars, arrange meetings. Develop and recommend office procedures and systems, ensure smooth office operations;
• Process payment invoices and prepare expense reports and budgets;
• Independently respond to letters and general correspondence of a routine nature;
• Update and maintain data associated with academic assessment procedures.
• Attend meetings as requested and prepare minutes.
• Assist in the preparation of technical reports.
• Performs other duties as might be assigned by the Dean.

Minimum Qualifications:

• Bachelor's degree in a relevant field from a recognized university;
• Strong interpersonal communication skills with diverse populations such as staff, students, parents, and faculty;
• Excellent writing and oral communication skills in English and Russian;
• Experience using spreadsheets, charts, and a variety of computer software to format, compose, and present statistical data and reports, including researching, formatting, assessing, and preparing data for reports and other materials;
• Good computer skills;
• Punctual, flexible, customer-oriented.

Desirable Qualifications:

• One experience in education administration, counseling, or other relevant fields;
• Previous administrative experience at higher education institutions.

Deadline for submission of applications/resumes is July 30, 2025 inclusive or open until filled

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

************************************************************

КИМЭП, Факультет компьютерных наук и математики в поисках соискателей на следующую вакансию:

Наименование должности: Исполнительный ассистент декана ФКНМ

Департамент: по академическим вопросам

Подразделение: факультет компьютерных наук и математики

Непосредственный руководитель: декан ФКНМ / административный менеджер ФКНМ

Краткое описание должности:

Исполнительный ассистент содействует деятельности факультета компьютерных наук и математики и помогает декану в разработке положений и процедур, а также в подготовке технической документации.

Основные должностные обязанности:

• Содействие декану в его повседневной работе;
• Прием посетителей, консультирование студентов при необходимости, объяснение академических правил и положений и т. д.;
• Содействие в организации мероприятий, семинаров, конференций и мастер-классов. Обязанности также включают заказ и подготовку угощений во время подобных мероприятий;
• Взаимодействие с руководящим составом и другими работниками вуза, с административно-техническим персоналом и внешними партнерами по вопросам организации и проведения.
• Координация и организация деловых выездов и командировок, бронирование автотранспорта для декана;
• Содействие декану в специальных проектах и разработке процедур и правил для эффективной организации работы факультета;
• Электронная корреспонденция со студентами и ежедневное информирование декана о такой корреспонденции;
• Координация работы деканата и графиков встреч, организация встреч, разработка и рекомендация офисных процедур и систем, обеспечение бесперебойной работы деканата;
• Обработка счетов на оплату и подготовка бюджетов и отчетов о расходах;
• Самостоятельное ведение корреспонденции рутинного характера;
• Ведение и обновление данных, связанных с процедурами академической оценки.
• Участие в собраниях и ведение их протоколов при необходимости.
• Содействие в подготовке технических отчетов.
• Иные обязанности по поручению декана.

Минимальные квалификационные требования:

• Высшее образование по соответствующей специальности из признанного вуза;
• Отличные навыки межличностного взаимодействия и коммуникации с разнообразным контингентом, включая коллег по вузу, студентов, их родителей и преподавателей;
• Отличные письменные и устные коммуникационные навыки на русском и английском языке;
• Опыт использования электронных таблиц, диаграмм и различных компьютерных программ для форматирования, составления и представления статистических данных и отчетов, включая исследование, форматирование, оценку и подготовку данных для отчетов и других материалов;
• Хорошие компьютерные навыки;
• Пунктуальность, гибкость, ориентированность на потребности клиента.

Предпочтительные квалификационные требования:

• Опыт работы в администрировании образования, академическом консультировании или смежных областях;
• Предыдущий опыт административной работы в высшем учебном заведении.

Отклики принимаются до 30 июля 2025 года включительно или до найма сотрудников

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.