Офис-менеджер

Обязанности:

• Ведение склада филиала: своевременный приход, расход и списание товара.
• Подготовка документов для отгрузки клиентам: распечатка накладных (2 экз) и счет фактуры (1 экз) - ежедневно с 17 до 18.00.
• Подготовка и сбор товара для отгрузки клиентам - ежедневно после получения накладных и реестра от бухгалтерии (пока не выучит товар).
• Составление отчета по кассе с обязательным сканированием Z-отчета и отправка на электронный адрес - ежедневно до 9.30 часов дня, следующего за отчетным.
• Сверка подписанных клиентами накладных (подтверждение о факте доставки товара) с реестром накладных - ежедневно, в случае если нет подписи или печати на накладных истребовать их, в случае если товар не доставлен - поставить в известность письменно бухгалтерию об удалении накладной.
• Отправка в бухгалтерию сканированных копий накладных, подписанных клиентами - ежедневно до 10.00 часов дня, следующего за отчетным
• Прием от торговых представителей сведений согласно Z отчету - ежедневно.
• Заполнение кассовой книги.
• Еженедельно каждый вторник формировать заявку на пополнение товаром резервного склада до 10.30 часов
• Акты сверок: распечатка, подготовка для ТП (печать и подпись), при необходимости проехать к клиентам для сверки. После получения подписанных АС
  сканировать и отправлять в Астану (срок подписания АС до 18 числа) - ежемесячно.
• Забирать у поставщиков (аренда, связь и другое) закрывающие документы. Схема та же: сразу сканировать и отправлять в бухгалтерию
• Следить за наличием полиграфии, пакетов, канцтоваров. При необходимости делать заявку.
• Отвечать в установленные сроки на все запросы Комдиректора, маркетологов, юристов, бухгалтеров и других сотрудников головного офиса.
• Договоры: полностью заполненный и подписанный договор с новым КА сначала сканировать, затем оригинал отправить в Астану.
• Ежемесячно до 18.00 последнего рабочего дня делать инвентаризацию склада.
• Ежемесячно в первый рабочий день месяца, как только придет месячный реестр накладных открыжить с имеющимися в наличии накладными и сдать в бухгалтерию.
• До 5 числа собрать оригиналы ВСЕХ документов и отправить через грузовую казпочту в Астану.
• Отвечать на звонки горячей линии (сити телефон).
• Принимать клиентов в офисе с проблемными вопросами.
• Контролировать работу промоутеров, делать график и расчет оплаты за отработанное время промоутеров. Отвечать за укомплектовку всем необходимым промоутера.

Требования:

• Умение работать с программами Excel, Word, интернет.
• Внимательность при работе со складом.

Условия:

• График работы: понедельник-пятница
• Рабочий день с 9.00 до 18.00 часов
• Ежегодный оплачиваемый отпуск 24 дня
• Оформление согласно законодательства РК.