Секретарь

• Знание организации делопроизводства, архивного дела;
• Знание офисной техники, правил пользования приемно-переговорными устройствами.;
• Знание правил делового общения;
• Знание методов оформления и обработки документов, электронного документооборота.;
• Знание структуры и руководящего состава комплекса и его подразделений.;
• Знание особенностей национального делового этикета;

• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Доброжелательность;
• Добропорядочность;

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора АПК.

Соблюдать правила конфиденциальности при работе со сведениями, имеющими ограничение доступа и составляющими коммерческую тайну.

Принимать входящую и исходящую корреспонденции, заявления, обращения граждан в бумажном и электронном виде для передачи на регистрацию в канцелярию АПК.

Принимать поступающую на рассмотрение директору АПК корреспонденции в программе IBM Lotus Notes, передавать её в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов в программе IBM Lotus Notes, либо нарочно.

Осуществлять прием документов и личных заявлений на подпись директору АПК.

Осуществлять контроль по своевременному и надлежащему исполнению поручений ТОО «KAZ Minerals Management», ТОО «Востокцветмет», АПК в программе IBM Lotus Notes.

Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства, взятых на контроль.

Передавать документы на исполнение в соответствии с резолюцией директора АПК.

Вести электронный реестр по исполнению нормативных документов ТОО «KAZ Minerals Management», ТОО «Востокцветмет».

Обеспечивать сохранность документации.

Вести журнал учета приема посетителей по личным и иным вопросам.

Осуществлять подготовку документов и материалов, необходимых для работы директора АПК.

Обеспечивать рабочее место директора АПК необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе директора АПК.

Организовывать проведение телефонных переговоров директора АПК, записывать в отсутствие директора АПК полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.

Организовывать прием посетителей с соблюдением этики общения, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Осуществлять подготовку ответов авторам писем, запросов, других документов по поручению директора АПК.

Оказывать методическую и практическую помощь, консультировать специалистов и работников комплекса по вопросам делопроизводства.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором АПК (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).