Главный специалист офиса управления проектами (аутстаффинг)

Требования:

• Образование:
• высшее (послевузовское) образование
• Профиль образования: инженерное в области нефтегазового дела/ экономика/ финансы/ менеджмент
• наличие международной квалификации в области проектного управления: PMP/ PgMP/ PfMP/ IPMA/ PRINCE2 (обязательно) 

Опыт работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности:

• не менее 10 лет опыта работы в управлении проектами (желательно в нефтегазовой отрасли), в сфере стратегического управления и/или корпоративного управления и/или управления проектной деятельностью в крупных и/или национальных и/или международных компаниях в области нефтегазовой отрасли, и/или опыт работы в центральных государственных органах, курирующих нефтегазовую отрасль, из них не менее 5 лет опыта работы в офисах управления проектами (PMO), либо в качестве руководителя/координатора крупных инвестиционных, цифровых или трансформационных проектов в крупной компании • практический опыт внедрения проектных методологий, стандартов, цифровых инструментов управления проектами;
• опыт инициирования, планирования, реализации и завершения проектов различного уровня сложности с соблюдением сроков, бюджета и качества;
• опыт работы в нефтегазовом секторе, в крупных корпоративных структурах или на стороне EPC/PMC-подрядчиков-является преимуществом;
• опыт координации проектных комнад, а также взаимодействия с внутренними и внешними заинтересованными сторонами;
• опыт в применении и адаптации инструментов и методов управления проектами на основе международных стандартов в области управления проектами;

Опыт работы на руководящих должностях:

• не менее 2 лет работы по руководству группой исполнителей, связанных с координацией проектных команд, руководством проектами или функциональными направлениями проекта и/или управлением стратегией и/или корпоративным управлением и/или управлением кросс-функциональными командами и управления работой подрядчиков, консультантов и другими внешними участниками проекта

Знания и навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:

• знание методологий и стандартов управления проектами (PMBOK, PRINCE2, IPMA и др.);
• понимание жизненного цикла проектов, в том числе инвестиционных, капитальных и цифровых;
• знания и навыки в области управления проектной деятельностью, включая построение корпоративных систем управления проектами, управление портфелями и программами проектов, управление рисками в проектах, бюджетирование и контроль выполнения проектов;
• навыки оценки внешних и внутренних факторов для разработки эффективных подходов к управлению проектами, а также их адаптации и применения;
• понимание всех этапов производственной цепочки, включая разведку, добычу, переработку, нефтегазохимию, транспортировку и маркетинг;
• навыки внедрения автоматизированной системы управления проектами, управления изменениями, оптимизации бизнес-процессов;
• знание специфики разработки и прохождения государственной экспертизе проектно-сметной документации;
• подтвержденные навыки разработки и внедрения методологии бизнес-процессов по функционалу и эффективной интеграции со смежными корпоративными и/или производственными функциями; навыки стратегического, аналитического и системного мышления и умение аргументированно отстаивать свою позицию; • владение английским (не ниже уровня Intermediate), государственным (не ниже уровня А2) и/или русским языками

Функциональные обязанности на данной должности:

• Централизация бизнес-процессов по поддержке и развитию Системы управления проектами
• Обеспечивает повышение эффективности и функционирование бизнес-процесса управления проектами, о существляет анализ эффективности проектной деятельности и выработку предложений по оптимизации процессов и развития Системы управления проектами;
• Выявляет области улучшения процессов управления проектной деятельностью;
• Разрабатывает и внедряет механизмы контроля соблюдения требований СУП, проведения регулярных проверок соответствия процессов с целью выявления и устранения несоответствий;
• Обеспечивает контроль за формированием и развитием Проектных офисов ДЗО;
• Обеспечивает сбор, анализ и распространение знаний и извлеченных уроков между участниками проектной деятельности КМГ и ДЗО;
• Обеспечивает выстраивание и поддержку эффективных процессов взаимодействия между участниками проектной деятельности: Заказчиками, Спонсорами, Кураторами, Руководителями проектов и другими заинтересованными сторонами проектов;
• Участвует в КТЭО проектов, выдает заключения и рекомендации.
• Развитие методологии проектного управления
• Обеспечивает разработку, согласование со структурными подразделениями и внесение на утверждение корпоративных органов методологических документов по управлению проектами (правила, стандарты, руководства, инструкции и др.);
• Обеспечивает своевременную актуализацию методологических документов по управлению проектами;
• Выдает экспертное заключение к документам ДЗО, относящимся к управлению или реализации проектов;
• Выдает экспертные заключения к внутренним документам КМГ и поступившим на рассмотрение из внешних источников документам, относящимся к проектной деятельности;
• Обеспечивает соблюдение требований стандартов, положений, методик и инструкций по управлению проектами;
• Согласовывает приказы и др. документы, инициирующие проекты/программы проектов;
• Осуществляет анализ и сравнение лучших практик, методов и инструментов проектного управления в целях их дальнейшей адаптации и внедрения в Систему управления проектами КМГ. Развитие компетенций проектного персонала
• Внедряет культуру проектного управления в КМГ и ДЗО;
• Разъясняет руководителям проектов и проектным командам процессы и процедуры проектного управления КМГ;
• Разъясняет участникам проектной деятельности практическое применение методологических документов и шаблонов по управлению проектами;
• Обеспечивает обучение инструментам и методам проектного управления;
• Выстраивает эффективные коммуникации между ключевыми и заинтересованными сторонами проектов;
• Консультирует кураторов и проектные группы по вопросам разработки пакета документов для принятия решений;
• Формирует требования к компетенциям членов проектных групп и контролирует их соответствие;
• Разъясняет роль и ответственность ключевых участников проектов;
• Организует ежегодное проведение внутренних конференций по проектному управлению.
• Мониторинг исполнения проектов
• Организует и внедряет процессы регулярного мониторинга и контроля исполнения проектов;
• Формирует требования к инструментам автоматизации процессов управления проектами;
• Анализирует исполнение проектов, оценивает риски и проблемные моменты проектов;
• Проводит аудиты проектов, дает экспертные заключения и рекомендации;
• Участвует в работе Комитетов, Комиссий, Рабочих групп и совещаниях по вопросам проектного управления;
• Исполняет порученные решения корпоративных органов по вопросам проектной деятельности;
• Взаимодействует с Фондом и государственными органами по вопросам реализации приоритетных проектов Компании;
• Обеспечивает ежемесячное обновление данных по прорывным проектам в ИС «Битрикс», подведомственную МЭ и МЦРИАП РК;
• Обеспечивает ежемесячное обновление данных по приоритетным проектам в ИС «Битрикс», подведомственную Delivery Unit при АП РК;
• Взаимодействует с МЭ и МЦРИАП РК, Delivery Unit при АП РК по вопросам ведения проектов КМГ в ИС Битрикс, участвует в совместных совещаниях, обеспечивает направление ответов на запросы гос органов; 4.11 Рассматривает и согласовывает документы и материалы по вопросам, относящимся к проектной деятельности.
• Найм и мотивация проектного персонала
• Обеспечивает соблюдение требования и положений Методики по формированию проектных групп КМГ и ДЗО;
• Анализирует и пересматривает процедуры формирования и мотивации проектных групп;
• Участвует в совещаниях по вопросам формирования проектных групп, выдает рекомендации;
• Участвует в совещаниях по вопросам мотивации проектных групп;
• Обеспечивает контроль за процессом разработки КПД проектными группами;
• Обеспечивает контроль и сопровождение процесса формирования проектных групп;
• Анализирует исходные данные проектов и требования, вносит предложения по организационным структурам проектных групп;
• Согласовывает постановку и результативную оценку КПД ключевых членов проектных групп. Обеспечивает контроль за достижением результативности КПД членами проектных групп;
• Выдает экспертные заключения по вопросам формирования организационных структур и функционала Проектных офисов ДЗО.
• Участие в реализации проектов/Программ КМГ (по поручению руководства)
• Участвует в реализации проекта/Программы в роли члена команды проекта/Программы, секретаря Управляющего комитета проекта/Программы;
• Организует совещания команды проекта/Программы, Управляющего комитета проекта/Программы, ведет протокола совещаний, отслеживает их исполнение;
• Администрирует проект/Программу, взаимодействует с заинтересованными сторонами проекта/Программы
• Разрабатывает отчетность по проекту/Программе;
• Контролирует прогресс проекта/Программы;
• Обеспечивает идентификацию и управление рисками проекта/Программы.
• Организационные функции Офиса управления проектами
• Обеспечивает исполнение Плана работы Офиса, Стратегии КМГ относящихся к компетенции Офиса;
• Обеспечивает исполнение приказов КМГ, а также поручений руководства КМГ, относящихся к компетенции Офиса;
• Обеспечивает подготовку информации по отдельным запросам акционеров и государственных органов Республики Казахстан, относящихся к компетенции Офиса;
• Принимает участие в планировании и организации работы Офиса и выполнении поставленных задач;
• Обеспечивает подготовку для руководства отчетов, докладов, статей и др. аналитики.
• Управление рисками и внутренний контроль
• управляет риск-факторами, реализация которых может привести к наступлению риска. Своевременно выявляет, анализирует и оценивает риски, влияющие на достижение поставленных перед ним целей; • обеспечивает своевременную разработку и исполнение мероприятий по снижению рисков/риск-факторов;
• своевременно уведомляет ответственное подразделение (СУРиВК), своего непосредственного руководителя о любых совершенных или возможных ошибках/недостатках, которые привели или могут привести к потенциальным убыткам, о потенциальных и реализованных рисковых событиях, в порядке и сроки, установленные внутренними документами.