Обязанности:
1. Административно-хозяйственное обеспечение:
1.1. Контроль за чистотой и порядком в офисных помещениях.
1.2. Взаимодействие с обслуживающими организациями
2. Документооборот и отчетность:
2.1. Прием, регистрация, распределение и отправка входящей/исходящей корреспонденции (бумажной и электронной).
2.2. Ведение реестров входящей и исходящей документации.
2.3. Подготовка писем, служебных записок, заявок, внутренних распоряжений по шаблонам.
2.4. Сканирование, копирование, архивирование документов.
2.5. Своевременная передача документов в бухгалтерию, кадровую службу или другим ответственным лицам.
3. Работа с персоналом и внутренними процессами:
3.1. Контроль графика присутствия сотрудников (при необходимости).
3.2. Оформление и выдача пропусков, бейджей, ключей и другой административной атрибутики.
3.3. Организация рабочих мест для новых сотрудников.
3.4. Сбор заявок от сотрудников на необходимые материалы или услуги, передача в соответствующие отделы.
4. Взаимодействие и коммуникация:
4.1. Прием и распределение телефонных звонков.
4.2. Встреча и сопровождение посетителей, гостей и контрагентов.
4.3. Информирование сотрудников о текущих административных вопросах и изменениях.
4.4. Участие в подготовке и проведении корпоративных мероприятий.
5. Выполнение поручений руководства:
5.1. Оперативное выполнение поручений непосредственного руководителя, связанных с административной деятельностью.
5.2. Участие в подготовке отчетов, презентаций, графиков (при необходимости).
5.3. Своевременное информирование руководителя о текущем состоянии административных процессов и возникающих проблемах.