Заведующий отдела

Обязанности :
1. Организация административной работы
Руководство административным отделом и подчинённым персоналом (секретариат, делопроизводство, офис-менеджеры, курьеры, водители и т. д.).
Обеспечение эффективного документооборота и внутренней координации.
2. Контроль делопроизводства и документооборота
Ведение и контроль регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Организация хранения, архивирования и передачи документов.
3. Обеспечение бесперебойной работы офиса
Организация закупки канцелярии, воды, хозяйственных товаров.
Взаимодействие с обслуживающими организациями (аренда, клининг, охрана, техническое обслуживание).
Контроль состояния помещений, мебели, техники.
4. Организация внутреннего порядка и регламентов
Разработка и внедрение административных процедур и инструкций.
Контроль соблюдения внутреннего распорядка и регламентов работы.
5. Организация командировок и корпоративных мероприятий
Бронирование билетов, гостиниц, оформление командировочных документов.
Поддержка и организация корпоративных мероприятий, совещаний, встреч.
6. Бюджетирование и контроль расходов
Планирование бюджета административного отдела.
Контроль затрат на содержание офиса, закупки, услуги.
7. Участие в обеспечении безопасности офиса
Контроль доступа, работа с системами охраны и видеонаблюдения.
Взаимодействие с ЧОП, охраной, службами ТБ и пожарной безопасности.
8. Взаимодействие с другими подразделениями
Согласование административных вопросов с юристами, IT, HR, бухгалтерией и др.
9. Управление персоналом отдела
Постановка задач, контроль исполнения, мотивация сотрудников.
Обучение и развитие подчинённых.