Делопроизводитель

Ведение делопроизводства отдела:

• Организация и ведение учета входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, приказов, распоряжений, служебных записок и иной документации.

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в соответствующих регистрационных журналах или в системе электронного документооборота.

• Контроль исполнения поручений руководства, отражение их в учетных формах и обеспечение своевременного предоставления отчетности о ходе исполнения.

Формирование и оформление дел:

• Формирование номенклатуры дел на текущий год.

• Систематизация, оформление и подшивка документов в дела согласно утвержденной номенклатуре.

• Подготовка дел к архивному хранению, составление описей и передача дел в архив.

Работа с гражданами и организациями:

• Прием и регистрация письменных обращений граждан и юридических лиц, передача их на рассмотрение руководству.

• Подготовка сопроводительных писем, уведомлений, ответов по обращениям в установленные сроки.

• Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений и запросов.

Обеспечение работы с нормативно-правовыми актами и приказами:

• Оформление и рассылка приказов и распоряжений по отделу.

• Своевременное доведение приказов и других распорядительных документов до исполнителей.

Организация документооборота в отделе:

• Обеспечение сохранности служебных документов.

• Контроль правильности оформления служебных записок, представлений, договоров, отчетов и другой документации.

Работа с электронной почтой и порталами государственных услуг:

• Прием, регистрация и передача поступающей по электронной почте корреспонденции.

• Оформление и отправка исходящих писем и запросов через электронные каналы связи.

Выполнение других поручений руководителя отдела и главного специалиста в пределах своей компетенции.