Офис-менеджер

обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределения между работниками и рационального использование перечисленных ценностей.

• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
• прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,
• подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования,
• организация проведения телефонных переговоров, совещаний руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, а также офис-менеджер передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (watsap, e-mail и т.п.), а также своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
• оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
• осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
• обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Ведет делопроизводство.

Оформление приема, перевода, увольнения работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности.

Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. Организовывает работу отправки и приема корреспонденции, работу водителей – экспедиторов по журналу выездов.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку посылок, корреспонденции.

Участие в организации и проведение корпоративных мероприятий