Делопроизводитель

• Ведение документации и формирование отчетности;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Адаптивность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Умение работать в команде;

участвует в работе по ведению делопроизводства Отдела;

регистрирует рисковые события Отдела;

участвует в разработке номенклатуры дел филиала, или вносит изменения в нее и предоставляет в ответственное структурное подразделение центрального аппарата Фонда для дальнейшего согласования и утверждения номенклатуры дел;

в установленном порядке и сроки, принимает на временное хранение завершенные делопроизводством документы и дела;

оказывает методическую помощь в обработке документов при подготовке к передаче документов и дел на временное хранение;

при приеме документов и дел проверяет правильность их составления и оформления исполнителями, возвращает документы и дела на доработку;

подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, находящихся на временном хранении, обеспечивая их оперативный поиск;

выдает в соответствии с поступающими запросами копии документов, обеспечивает надлежащее документальное оформление выдачи документов, контролирует их своевременный возврат, в случае необходимости информирует директора филиала и непосредственного руководителя о невозврате/несвоевременном возврате/утере работниками филиала, внешними пользователями документов и дел;

осуществляет работу в электронном документообороте и на бумажных носителях в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, регулирующих набор и отбор персонала в филиале Фонда, а также ведение кадрового делопроизводства в филиале по следующим процедурам: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; командирование; предоставление отпусков (трудовой, без содержания, декретный, дополнительный); наложение дисциплинарного взыскания; оказание материальной помощи; ведет учет и хранение трудовых книжек работников филиала;

принимает участие в работе по экспертизе ценности дел и документов, находящихся на временном хранении, подготавливает акты о выделении к уничтожению документов, сроки-хранения которых истекли согласно номенклатуре дел;

следит за состоянием дел и документов, находящихся на временном хранении, своевременностью их восстановления, соблюдением условий необходимых для обеспечения их сохранности во вспомогательном помещении;

подготавливает данные для составления отчетности о работе с делами и документами, находящимися на временном хранении;

участвует в разработке и согласовании проектов нормативных документов филиала (инструкций, правил и.т.д.), необходимых для обеспечения удовлетворительной работы с ведомственным архивом фондом, для ведения делопроизводства;

осуществляет подготовку и передачу на хранение в ведомственный архив Фонда документальных материалов, законченных делопроизводством, несамостоятельных структурных подразделений филиала с обязательным составлением описи дел, в соответствии с внутренним нормативным документом Фонда, регламентирующим документирование и управление документацией;

соблюдает правила техники безопасности и противопожарной защиты во вспомогательном помещении;

обеспечивает надлежащий режим конфиденциальности и секретности в деятельности филиала, в том числе при работе с делами/документами, находящимися на временном хранении и служебной документации;

осуществляет регистрацию, учет и хранение распорядительных документов (приказы, распоряжения);

осуществляет проверку подразделений филиала на правильность формирования и оформления дела в текущем делопроизводстве;

ведет учет, выдачу и хранение печатей и штампов, числящихся за филиалом, в соответствии с внутренним нормативным документом Фонда, регламентирующим порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов; осуществляет прием, регистрацию и обработку корреспонденции;

осуществляет регистрацию заявлений, обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений физических и юридических лиц в информационной аналитической системе «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (согласно Административному процедурно-процессуальному Кодексу Республики Казахстан»);

        обеспечивает своевременное рассмотрение обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений, поступающих в Филиал посредством информационной аналитической системы «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (далее - обращения), принятие мер согласно обращениям, информирование заявителей о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах или о перенаправлении их обращений на рассмотрение другим субъектам в соответствии с их компетенцией