Административный секретарь

• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Ответственность;
• Стрессоустойчивость;
• Умение работать в команде;

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.

Принимает, регистрирует получаемую и отправляемую корреспонденцию, систематизирует, обеспечивает сохранность проходящей служебной документации, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, ответы, приказы по основной деятельности учреждения и другую служебную документацию.

Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя музея, взятых на контроль.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

Организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и тому подобнее), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения (телефон, факс и т. п.).

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, составляет описи дел, передаваемых на хранение.

Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Копирует документы на копировальном аппарате.

Выполняет другую работу в пределах компетенции и поручения руководства учреждения.