Офис-менеджер

• Прием и распределение входящих звонков;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Организация работы офиса;
• Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей;
• Подготовка писем и обращений;

• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Системное мышление;
• Стрессоустойчивость;
• Терпеливость;
• Умение быстро принимать решения;
• Умение работать в команде;
• Дисциплинированность;
• Устные коммуникативные навыки;
• Письменные коммуникативные навыки;
• Компьютерная грамотность;

Обязанности:

1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса.

2. Осуществляет организацию рабочих мест персонала офиса.

3. Руководит работниками офиса (курьерами, водителями, уборщицами служебных помещений), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень качества выполняемой ими работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

4. Осуществляет работу по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм).

5. Вносит на рассмотрение директора предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы).

9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

10. Обеспечивает приемку, выдачу, хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

11. Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.

12. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором предприятия (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

13. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку.

14. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

15. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

16. По поручению директора предприятия составляет письма, запросы, приказы, распоряжения, контролирует их исполнение. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений директора предприятия, взятых на контроль.

17. Принимает поступающую на имя директора предприятия корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения директором предприятия в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

18. Принимает документы и личные заявления на подпись директору предприятия и проверяет корректность хи составления.

19. Выполняет работу по оформлению визы для работников и деловых партнеров предприятия.

20. Осуществляет поиск, бронирование и покупку билетов на любой вид транспорта, а также бронирование гостиниц для проживания командированных работников и гостей предприятия.

Условия:

График работы 5/2 с 09:00 до 18:00

Официальное трудоустпойство

Стабильная заработная плата

Полный соц.пакет