Секретарь приемной

Обязанности:

Организует работу приемной председателя областного маслихата.

Оперативно обеспечивает телефонные переговоры председателя маслихата, фиксирует и доводит телефонные звонки до его сведения. Регулярно вносит исправления в списки телефонов председателя и работников аппарата областного маслихата, председателей райгормаслихатов, депутатов областного маслихата, аппарата акима области, управлений и департаментов области.

Приглашает работников аппарата на совещания председателя маслихата, руководителя аппарата.

Осуществляет прием, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в журналах регистрации и программе ЕСЭДО.

Регистрирует поступившие письменные обращения и жалобы физических и юридических лиц в электронной базе «Обращения граждан» программы «Lotus Notes» и в Единой платформе «e-Otinish» в соответствии с действующими правилами.

В целях обеспечения достоверности и полноты сведений отчета № 1-ОЛ, ежемесячно с 1 по 8 число предоставляет в ГУ «Управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан по Акмолинской области» отчет о количестве поступивших обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений и результатах их рассмотрения.

Осуществляет рассылку исходящей корреспонденции. Контролирует сроки исполнения документов в соответствии с визами председателя облмаслихата, руководителя аппарата.

Осуществляет отправку ответов на обращения физических и юридических лиц посредством почтовой связи.

Осуществляет по согласованию с председателем областного маслихата, руководителем, заместителем аппарата и главными инспекторами аппарата облмаслихата подписку на периодические издания.

Печатает для председателя облмаслихата информации, выступления, статьи, справки, списки знаменательных дат, юбилеев, дней рождений.

Обеспечивает хранение, учет необходимых для работы бланков, штампов, конвертов.

Осуществляет контроль за состоянием порядка в кабинете и комнате отдыха председателя маслихата.

Постоянно совершенствует систему работы в соответствии со своими функциональными обязанностями.

Сохраняет используемые в работе документы и материальные ресурсы.

Выполняет другие поручения председателя, руководителя и заместителя руководителя аппарата областного маслихата.

​​​​​​​

• Секретарь несет ответственность за:

• Своевременное и качественное исполнение должностных
  обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

  Соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

• Секретарь в своей работе руководствуется законодательством Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами и настоящей должностной инструкцией.

  1.3. Секретарь подчиняется председателю областного маслихата, руководителю аппарата, заместителю руководителя аппарата.