Секретарь-референт

1. Ведение следующих баз данных в программе «Lotus Notes»:

«Приказы и распоряжения»;
«Входящие документы»;

2. Прием документов, поступающих в филиал через почтовые отделения, нарочно и курьерские компании, сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую;

3. Регистрация и рассылка поступивших документов в соответствиии с требованиями внутренних нормативных документов;

4. Прием - /передача электронной корреспонденции и направление ее на рассмотрение в структурные подразделения филиала;

5. Формирование документов в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел филиала;

6. Передача законченных производством дел в ведомственный архив филиала;

7. Сканирования документов филиала и направление их адресатам по электронной почте и нарочно в соответствии с заявками структурных подразделений;

8. Осуществление ежегодной сверки документов ограниченного распространения с грифами «К» и «СК»;

9. Ознакомление с внутренними нормативными документами Банка, касающимися деятельности Сектора делопроизводства с целью их применения в работе;

10. Информирование работников филиала о подписании документов руководством и своевременный возврат структурным подразделениям и исполнителям;

11. Передача документов и периодической печати в структурные подразделения;

12. Контроль своевременности поступления в филиал периодической печати;

13. Составление графика встреч, переговоров, с клиентами, партнерами, контрагентами в электронном календаре руководства, организационное обеспечение встреч, переговоров;

14. Подготовка авансовых отчетов руководства филиала;

15. Организация подготовки заседаний и совещаний (сбор и копирование необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня и месте проведения совещаний);

16. Обеспечение рабочего места руководства филиала необходимыми канцелярскими принадлежностями;

17. Организация телефонных переговоров, прием информации, телефонограмм и своевременное доведение до сведения руководства филиала полученной информации;

18. Предоставлять коллегиальным органам/комитетам Банка для рассмотрения вопросов и принятия ими решений качественно подготовленный, надлежащим образом оформленный, достоверный и полный материал.

19. Другие функции, определенные руководством филиала, внутренними нормативными и распорядительными документами Банка.

Образование:

высшее;

высшее незаконченное образование

Опыт работы:

- с высшим образованием - без опыта работы при условии успешных результатов стажировки сроком не менее 2 недель;

- при незаконченном высшем образовании - опыт работы по специальности минимум 6 месяцев.