Офис-менеджер
Qarmet Tubular Products Aktau
| Занятость | Полная занятость |
| Полная занятость | |
| Адрес | Казахстан, Актау, СЭЗ Морпорт Актау", Промышленная зона |
Описание вакансии
Обязанности:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
- Выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения, осуществляет контроль за исполнением принятых решений;
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
- Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов;
- Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку;
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных, предоставляет сводный отчет для руководителя за каждый день;
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
- Организует: встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
- Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи);
- Ведет делопроизводство (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса;
- Контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства;
- Организует и координирует перевозку сотрудников на предприятие арендованной автомобильной техникой;
- Контролирует выполнение подрядчиками арендованной автомобильной техники требований контракта;
- Составляет графики маршрутов, согласовывает с подрядной организацией и доводит до сведения работников;
- Бронирует гостиницы, организует встречающий и провожающий транспорт, заказывает и выписывает авиабилеты, ж/д билеты через утвержденных поставщиков услуг. Обеспечивает оптимальное и экономное расходование средств на покупку, бронирование билетов, гостиниц;
- Оформляет документы по командировкам сотрудников. Своевременно и правильно вносит необходимые данные в систему SAP;
- средне - профессиональное или высшее образование;
- опыт работы;
- знание казахского, русского и английского языка
- на время замещения основного работника (декретный отпуск)
- график 5/2, промзона
- развозка, питание за счет работодателя
Требования
| Опыт | От 3 до 6 лет |
Условия работы
| График работы | Полный день |
Добавлено 2 дня назад
Пожаловаться