Администратор

Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).

Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами.

Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.

Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

Обеспечивать должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.

Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

Контролировать оформление помещений.

Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.

Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.

Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.

Вести учет посетителей.

Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций