Делопроизводитель

• Ведение электронной базы данных;
• Ведение документации и формирование отчетности;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;
• Организация документооборота;
• Регистрация входящей и исходящей информации;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Самостоятельность и ответственность;

1) осуществляет прием, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в системах электронного документооборота входящих документов от потребителей;

2) составляет анализы, сведения по исполнению документов;

3) выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

4) ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденциий;

5) составляет исходящие письма, докладные записки, приказы по вопросам ведения делопроизводства;

6) обеспечивает своевременность регистрации обращений в день поступления в системе «Е-өтініш», а также полноту и качество заполнения регистрационных карточек;

7) проверяет на наличие скобок и скрепок документа перед его загрузкой в сканер, при обнаружении удаляет их с документа;

8) выдает заявителю талон о приеме документа с указанием входящего номера и даты документа, контактных данных исполнителя, срока исполнения, при приеме документов на мессенджер WhatsApp направляет входящий номер и дату документа и ведет необходимую переписку в пределах своей компетенции;

9) обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

10) проверяет на правильность оформление реквизитов входящей корреспонденции, в случае их отсутствия в документе возвращает заявителю с разъяснением причин возврата;

11) обращает внимание на сроки исполнения телефонограмм, факсограмм, в обязательном порядке ознакомиться с текстом, держит его на особом контроле до передачи документа исполнителю; при получении телефонограмм, факсограмм с пометкой «срочно», «весьма срочно», также без указании сроков в срочном порядке передать на рассмотрение руководству, если по содержанию запроса известен исполнитель, то передает ему копию для оперативности работы