Архивариус Канцелярии
| Зарплата | от 330000 до 330000 KZT |
| от 330000 до 330000 KZT | |
| Занятость | Полная занятость |
| Полная занятость | |
| Адрес | Казахстан, Алматы, улица Богенбай батыра, 221 |
- осуществляет работу по организации и ведению архивного дела в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, Положением о ведомственном архиве;
- проверяет правильность оформления и формирования документов в дела в структурных подразделениях;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы/дела, законченные делопроизводством;
- осуществляет выдачу документов и дел во временное пользование структурным подразделениям на основании поступающих запросов;
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив Общества;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- ежегодно разрабатывает и утверждает План работы архива Общества;
- составляет график приема передачи документов в архив Общества и осуществляет контроль за своевременной сдачей документов в архив;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного, временного сроков хранения, а также дел по личному составу;
- подготавливает акты для передачи документов на государственное хранение и уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии;
- составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
- подготавливает данные для составления отчетности о работе архива Общества;
- принимает участие в разработке внутренних нормативных документов, касающихся архивного делопроизводства;
- организует работу Центральной экспертной комиссии Общества;
- проводит инвентаризацию хранимых в архиве документов;
- создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним;
- разрабатывает и поддерживает в актуальном виде номенклатуру дел;
- консультирует работников структурных подразделений/филиала по вопросам по формированию документов в дела, разработке номенклатуры дел и другое;
- разрабатывает инструкции, методические рекомендации по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение порядка противопожарной защиты в помещении архива;
- оказывает содействие в работе Канцелярии в соответствии с Положением о Канцелярии;
- принимает необходимые меры по обеспечению и соблюдению требований информационной безопасности;
- выполняет поручения заведующего Канцелярией.
- обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
- организация и контроль документооборота в Обществе;
- ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
- организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
- контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
- организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
- обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
- контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
- координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
- обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
- ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
- участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
- проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
- подготовка отчетов о работе и представление их руководству Общества;
- организует и контролирует работу архива;
- Участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
- соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
- навыки разработки и оформления внутренних актов;
- опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями.
-
основное образование:
- высшее образование по специальностям: Документоведение, Архивоведение, и аналогичным направлениям;
-
опыт работы /обязательный:
Архивариусом, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;
-
владение компьютером:
- уверенный пользователь информационных систем
MS Office (Excel, Word, PowerPoint,
Outlook, Access);
- работа с Интернетом
(Opera, Internet Explorer;
Mozilla Firefox) и электронной почтой
(Outlook Express);
- работа с системами электронного документооборота;
-
Знание законодательства РК:
- Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;
- Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;
- Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;
- Законодательные, нормативные
правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;
- Владение современными программами для ведения электронного документооборота;
- Основные положения системы
делопроизводства;
- Структуру Общества и ее подразделений;
- Трудовое законодательство, порядок
внутреннего трудового распорядка, по
безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.
- график работы с 09:00 до 18:00, выходные дни суббота, воскресенье;
- длительность испытательного срока 3 месяца.
| Опыт | От 3 до 6 лет |
| График работы | Полный день |