Личный помощник

• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;

• Казахский / средний уровень
• Русский / средний уровень

• Адаптивность;
• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Стратегическое мышление;
• Стрессоустойчивость;
• Умение работать в команде;
• Способность к обучению и самообучению;

Общая цель: Обеспечение эффективной и бесперебойной работы руководителя, освобождение его времени для решения стратегических задач и оптимизация его деятельности.

Основные обязанности:

1. Организация рабочего дня руководителя:

Планирование, организация и координация рабочего дня руководителя (встречи, совещания, поездки, звонки и т.д.). Ведение и актуализация рабочего календаря руководителя, напоминание о важных событиях и задачах. Приоритизация задач и встреч в соответствии с приоритетами руководителя. Организация командировок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, трансферов, оформление виз и других необходимых документов). Подготовка материалов и документов для встреч, совещаний и презентаций. Контроль за исполнением поручений, данных руководителем. 2. Информационная поддержка руководителя:

Сбор, анализ и систематизация информации по различным вопросам, касающимся деятельности компании и ее окружения. Подготовка аналитических справок, обзоров и отчетов по запросу руководителя. Поиск и предоставление необходимой информации из различных источников (интернет, базы данных, отчеты и т.д.). Мониторинг новостей и событий, связанных с отраслью и деятельностью компании. 3. Делопроизводство и документооборот:

Ведение деловой переписки от имени руководителя. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее сортировка и направление адресатам. Подготовка проектов писем, приказов, распоряжений и других документов. Организация хранения документов и архивов. Обеспечение конфиденциальности информации. 4. Коммуникация и представительские функции:

Встреча и сопровождение посетителей руководителя. Прием телефонных звонков и их фильтрация. Организация деловых встреч, переговоров и совещаний. Подготовка и организация протокольных мероприятий. Выполнение личных поручений руководителя. Поддержание контактов с ключевыми партнерами и клиентами компании. Представление интересов руководителя в различных ситуациях. 5. Административная поддержка:

Обеспечение офиса необходимыми материалами и оборудованием. Организация работы курьерской службы. Решение административных вопросов (например, заказ воды, канцелярии, ремонт оборудования). Ведение учета расходов и бюджета на административные нужды.