Офис-менеджер

• Прием и распределение входящих звонков;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Организация работы офиса;
• Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей;
• Подготовка писем и обращений;

• Русский / высокий уровень
• Казахский / высокий уровень

• Адаптивность;
• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Сотрудничество и взаимодействие;
• Стрессоустойчивость;
• Умение быстро принимать решения;
• Умение работать в команде;

2.1. Поддержание порядка и жизнедеятельности офиса.

2.2 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя филиала.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Организует подключение к сети ВКС (видеоконференцсвязь).

2.7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.8.Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.9. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

2.11. Осуществляет контроль за исполнением работниками филиала распоряжений, входящих писем, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Выполняет служебные поручения директора в пределах собственной компетенции.

2.16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.17. Ведет и контролируетЕдинуюсистемуэлектронного документооборота ЕСЭДОи единую платформу приема и обработки всех обращений гражданЕ-өтініш.