Офис-менеджер

• Умение работать с большим объемом информации;;
• навыки разработки правил, политик, договоров и др. документов;;
• аналитические способности;;
• навыки написания аналитических и информационных записок;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень
• Английский / высокий уровень

• Ответственность;
• Стрессоустойчивость;
• Устные коммуникативные навыки;
• Письменные коммуникативные навыки;
• Мультикультурность и открытость;
• Инициативность;

1) ведет кадровое делопроизводство, оформляет трудовые, социальные отпуска работников академического, административного, административно-академического состава Школы; 2) осуществляет подготовку и представляет отчеты о возмещении расходов в Департамент бухгалтерского учета и финансовой отчетности для профессорско-преподавательского состава Школы в соответствии с социальной политикой, в частности отчеты о поездках в отпуск на родину и других; 3) в случае обнаружения нестандартных кейсов в поездках в отпуск на родину, выносит такие вопросы на рассмотрение заседания рабочей комиссии по поездкам. 4) осуществляет подготовку необходимой документации, организует и проводит информативные презентации по командировочным, конференционным расходам и членским взносам для работников Школы; 5) оказывает консультационную и методическую помощь работникам Школы по вопросам, связанными с командировками, отпусками, конференциями и членскими взносами в пределах своей компетенции; 6) обрабатывает заявки на командировку, конференции и членские взносы, поступающие от работников Школы, предоставляет консультации по возможности заполнения необходимой документации на соответствующие расходы; 7) создает заявки на оплату суточных расходов и передает отчеты по командировкам сотрудников в Департамент финансов и бухгалтерского учета; 8) вносит данные о пересечении границы РК иностранными гражданами в таблицу Департамента интернационализации после их отпусков и командировок; 9) оказывает консультативную и методическую помощь работникам Школы по вопросам медицинского страхования, а именно: собирает заявки на ДМС и направляет в Департамент здравоохранения и благополучия, направляет вновь прибывших иностранных работников на медицинский осмотр, оказывает содействие департаменту здравоохранения и благополучия в организации ежегодного обязательного медицинского осмотра, направляет заявки на ДМС административных работников прошедших испытательный срок в Департамент здравоохранения и благополучия; 10) осуществляет подготовку и ведение необходимой документации по сервисным контрактам профессорско-преподавательского состава Школы (формирование бюджета, подготовка проекта договоров, своевременное подписание актов выполненных работ, отчетности, сдача документов в департамент бухгалтерского учета и финансовой отчетности, оплата сервисных услуг); 11) обеспечивает своевременное ознакомление работников с актами работодателя в срок согласно Трудовому кодексу РК; 12) оказывает содействие в вопросах адаптации принятого административно-академического и административного состава Школы, в том числе по вопросам, относящимся к Социальной политике Университета; 13) участвует в подготовке кадровых документов работников Школы для сдачи в архив Университета; 14) в случае необходимости осуществляет внесение листов временной нетрудоспособности в систему учета для корректного начисления заработной платы; 15) в случае необходимости осуществляет выдачу справок с места работы; 16) несет ответственность за сохранность документов в рамках курируемого направления; 17) ведет переписку по кругу своих функциональных обязанностей; 18) участвует в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления; 19) исполняет обязанности (замещает) HR специалистав период его временного отсутствия (сроком до одного месяца); 20) своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета; 21) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета; 22) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины; 23) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя; 24) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи).