Специалист канцелярии

• Прием и распределение входящих звонков;
• Учет и регистрация документов;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Организация работы офиса;
• Администрирование канцелярских и офисных принадлежностей;
• Подготовка писем и обращений;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Самостоятельность и ответственность;

1) осуществляет распечатку документов в системе электронного документооборота, проставления соответствующих штампа и печати для технических условий и выдачу исходящих писем, согласованных технических условий и актов разграничения балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности между энергопередающей организации и потребителем согласно предъявленного удостоверения личности потребителей, при необходимости возрата обращения потребителю произвести возрат с соответствующей отметкой;

2) принимает звонки, поступающих через Call-центр на телефон 620456 и предоставлять информацию в пределах своей компетенции, при возникновении вопросов, на которые требуется вмешательство руководства поставить об этом в известность начальника канцелярии;

3) во избежание накопления очереди в канцелярию при большом потоке поступления входящей корреспонденции помогает с приемом и регистрацией писем ведущему делопроизводителю и делопроизводителю по приему и регистрации входящей корреспонденции;

4) при необходимости по запросу структурных подразделений производит выдачу оригинала входящей корреспонденции для рассмотрения с отметкой в журнале выдачи входящей корреспонденции;

5) осуществляет прием, регистрацию и отправку обращений, полученных через програмную систему «Qalaqyzmet» исполнителю, также загрузка и отправка ответов в эту систему;

6) обеспечивает своевременность регистрации обращений в день поступления в системе «Е-өтініш», а также полноту и качество заполнения регистрационных карточек;

7) обеспечивает сохранность принятой документации;

8) выполняет иное поручение руководства, касающиеся деятельности Общества;

9) не разглашает сторонним лицам, ставшие известные ему в процессе трудовой деятельности сведения прямо или косвенно связанных с учреждением, хозяйственной деятельностью, управлением, финансами, взаимоотношениями с партнерами Общества и государственными органами;

10) поддерживает порядок и чистоту на рабочем месте, соблюдает правила техники безопасности, не оставляет включенными электронагревательные и др. приборы;

11) перед загрузкой документа в сканер проверяет на наличие скобок и скрепок, при обнаружении удаляет их с документа;

12) соблюдает режим трудового распорядка, в случае опоздания на работу заранее извещает об ее причинах начальника канцелярии, также не допускает уход с работы преждевременно, не дождавшись окончания рабочего дня