Секретарь

• Прием и распределение входящих звонков;
• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Перевод на иностранные языки;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Казахский / высокий уровень
• Русский / высокий уровень

• Пунктуальность;
• Самостоятельность и ответственность;
• Терпеливость;
• Умение быстро принимать решения;

Основная обязанность делопроизводителя – профессиональная организация документооборота учреждения.

1.Приём, регистрация, учёт внутренних актов, входящих и исходящих документов. Формирование и поддержание системы хранения и быстрого поиска документов. 2.Подготовка черновиков актов для руководителя и администрации ДОУ.

3.Подготовка документов для рассмотрения руководителем.

4.Организация передачи внутренних распорядительных актов исполнителям. 5.Подготовка отчётных документов, справок, запросов, служебных писем в другие организации и контролирующие органы.

6.Приём писем, обработка, регистрация, передача сотрудникам сада по назначению.

7.Оформление приказов по детскому саду и ознакомление с ними сотрудников, которых касаются данные приказы.

8.Контроль исполнения документов.

9.Подготовка собраний персонала, сбор нужной документации, оповещение сотрудников о времени и повестке собрания.

10.Ведение, оформление протоколов собраний и педагогических советов в ДОУ. 11.Ведение архива: сортировка, регистрация, систематизация, учёт, обеспечение сохранности.

12. Составление описи документов, которые направляются в архив.

13.Проверка правильности оформления документов перед отправкой их в архив.

14.Контроль сроков хранения документов, составление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению, и документов, срок хранения которых истёк.

15.Контроль правильного распределения и своевременной подшивки документов в дела.

16.Ведение базы данных документов детского учреждения.

17.Составление, оформление, отправка исходящих документов по назначению.

18. Учёт рабочего времени сотрудников, ведение и передача в бухгалтерию табеля по зарплате сотрудников.

19.Соблюдение должностных инструкций.

20.Соблюдение конфиденциальности информации о персонале и воспитанниках детского сада

21.Контроль законности использования и обработки персональных данных сотрудников и воспитанников.

22.Контроль соблюдения рабочего графика, информирование персонала о произошедших в графике изменениях.

23.Составление трудовых договоров для новых сотрудников.

24.Внесение предложений по совершенствованию системы документооборота в рамках компетенции.