Специалист по организации перевозок

• Ведение и составление документов;

• Ответственность;

Оказывать на профессиональном уровне услуги по организации поездок с наименьшими затратами и по управлению затратами для командированных сотрудников (далее - определение «командированный сотрудник») в соответствии с Политикой и процедурами по организации командировок Компании.   

2. Подготавливать многократные маршруты по внутренним и международным поездкам, организованным для отдельных лиц и/или для групп. 

3. Организовать и обрабатывать информацию по деловым, вахтовым и прочим поездкам (за исключением конфиденциальных и личных поездок) для командированных сотрудников после получения утвержденных форм заявки на командировку и прочих соответствующих запросов от командированных лиц. 

4. Бронировать, перебронировать и/или выписывать билеты, бронировать жилые помещения для проживания (гостиницы, арендованные квартиры с обслуживанием, и т.д.), организовать трансфер всеми способами и методами (воздушным, наземным, морским способами, на личном транспорте, на корпоративной машине, автобусе, такси, лимузине, поезде, судне, и т.д.) самостоятельно или с помощью предпочтительного Поставщика услуг.   

5. Администрировать все виды услуг по визовой поддержке и получению паспортов для командированных лиц, включительно, своевременная выдача писем-приглашений, заявок на визу, оплата консульских сборов, получение командированными сотрудниками деловых, рабочих и других видов виз, их продление и отмена, своевременная регистрация паспортов в соответствующих органах в РК и за пределами РК в соответствии с действующими правилами и положениями стран прибытия/назначения;    

6. Вести учет анкетных данных, маршрутов, графиков поездок, базу данных по паспортам, датам выдачи и окончания срока действия виз командированных сотрудников, использовать другие Системы по управлению данными по организации поездок по требованию руководства, при необходимости, создавать различные отчеты и меморандумы для руководства и специальные отчеты по поездкам.  

7. На продвинутом уровне пользоваться системами программного обеспечения по организации поездок/модулями ERP, установленными Компанией.    

8. Оказывать все виды помощи и давать инструкции командированным сотрудникам согласно их запросам касательно поездки и затрат в устной и письменной формах в рабочие часы, а также в случае возникновения чрезвычайной ситуации в поездке быть доступным 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году.    

9. Убедиться в том, что поездки командированных сотрудников, а также формальности, связанные с получением визы/паспорта, выполняются в здоровой, безопасной среде и на профессиональном уровне.  

10. Администрировать Политику по организации командировок Компании с учетом обязательств  административного департамента, обеспечить своевременное предоставление полного пакета соответствующих документов в Финансовый департамент/Бухгалтерию от всех сторон (инвойсы, налоговые счет-фактуры, накладные, отчеты по командировке, заявки на возмещение расходов, посадочные талоны, чеки за услуги такси, и т.д.) и возмещение затрат по поездке командированным сотрудникам.   

11. Составлять процедуры по поездкам и другие соответствующие документы в соответствии с потребностями Компании.  

12. На ежедневной основе поддерживать контакт с поставщиками услуг по организации поездок и визовой поддержке, прочими деловыми, общественными и государственными должностными лицами, частными лицами, международными организациями, такими как Международный комитет Красного Креста и Красного полумесяца, и т.д., а также принимать участие в переговорах с ними по мере необходимости.     

13. Вести учет убытия/прибытия лиц, реестр по выданным визам, датам истечения сроков действия виз и паспортов иностранных сотрудников/посетителей; инициировать пере выпуск или продление визы и консультировать сотрудников по вопросам выдачи новых паспортов соответственно.   

14. Замещать Старшего специалиста по организации поездок и других специалистов по организации поездок по мере необходимости.  

15. Выполняет другие поставленные задачи и иные поручения руководителя, в рамках своей занимаемой должности, квалификации и компетенции работника (трудовой функции).