1. Организация работы офиса
- Поддержание порядка и чистоты в офисе.
- Закупка и учет канцелярских товаров, расходных материалов.
- Контроль за работой оборудованиевания (например, принтеров, компьютеров) и при необходимости организация технической поддержки.
2. Обработка и распределение корреспонденции
- Прием, сортировка и распределение входящих и исходящих документов.
- Подготовка писем, отчетов, служебных записок.
- Координация почтовых отправлений (например, заказ курьерских услуг).
3. Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками
- Заключение договоров с поставщиками (канцелярия, оборудо…
6. Обеспечение связи с клиентами и партнерами
- Ответы на звонки и переписку, организация встреч с клиентами.
- Обеспечение клиентского сервиса на высоком уровне.
- Координация визитов и деловых встреч.
7. Финансовые и бухгалтерские задачи
- Организация учета и отчетности по расходам на офис (например, оплата счетов за аренду, коммунальные услуги).
- Помощь в подготовке финансовых отчетов или инвойсов.
8. Координация работы персонала
- Организация работы офиса в целом, контроль за выполнением задач, связанных с обслуживанием сотрудников.
- Помощь в организации корпоративных мероприятий, тренингов и других внутренних активностей.
- Решение организационных вопросов с персоналом (например, помощь в адаптации новых сотрудников).
9. Работа с оборудованием и техникой
- Контроль за исправностью офисной техники, взаимодействие с сервисными центрами.
- Управление расходными материалами для техники (например, картриджи, бумага и т.д.).
10. Работа с базами данных
- Ведение и обновление баз данных клиентов и поставщиков.
- Контроль за актуальностью информации в электронных системах.
11. Обеспечение охраны труда и безопасности
- Контроль за соблюдением норм безопасности в офисе.
- Организация обучения сотрудников по вопросам охраны труда (если необходимо).