Офис-менеджер

1. Осуществление подготовки и организация работы офиса:

— организация проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса

— обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

2. Осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,

— подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,

— обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе,

— контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования

— организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи,

— по поручению руководства составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем,

— подготовительные работы к проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение протоколов заседаний и совещаний,

— осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— печатать по указанию руководителя служебных материалов, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведение делопроизводства компании.

4. Регистрация и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществление получения и рассылки электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставка почты организации в отделения связи.

6. Организация и прием посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формировка дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив.

8. Выполнение отдельных служебные поручения руководства

Делопроизводство

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Пользователь ПК

Электронная почта

Организация работы приемной

Условия:

Полный рабочий день (пн-пт)

с 09.00-18.00 (перерыв с 13.00-14.00)