Офис-менеджер

работа с входящей корреспонденцией (письма, сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение.

организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение;

оформление писем директора и его заместителей; отправление срочных писем;

ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

по поручению директора и заместителей директора выполнение копировально-множительных работ;

по поручению директора и заместителя директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в базу данных;

формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

подготовка совещаний и заседаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

организация встречи посетителей и гостей Компании.

заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

заказ канцелярии ежеквартально. Поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.

оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.