Функциональные обязанности на данной должности:

Задача 1:

Прием и обработка входящей и исходящей документации.

 Умения:

1. Работать с информационной базой организации в рамках своей компетенции СЭД Directum, 1С: Бухгалтерия, MS Project..
2. Пользоваться удаленными базами данных.
3. Пользоваться информационно-консультационными базами данных.
4. Использовать совокупность современных информационно-коммуникационных инструментов

   Знания:

   1. Нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок документального обеспечения деятельности организации.
   2. Правила работы с входящей и исходящей информацией.
   3. Виды документов, их формы и назначение.
   4. Современные информационные технологии документального сопровождения деятельности организации.

      Задача 2:

      Ведение базы данных документов: проверка правильности оформления документов для дальнейшей регистрации и хранению, осуществление контроля сроков хранения, составление отчетности, подготовка сопроводительных документов для уничтожения документов, не подлежащих хранению. 

      Умения:

      1. Осуществлять хронологию и систематизацию дел.
      2. Использовать базу данных документов и осуществлять их анализ фактического содержания и сроков хранения.
      3. Оформлять сопроводительные документы для уничтожения документов, не подлежащих хранению.
      4. Составлять опись дел для хранения в рамках нормативно-методических рекомендаций.
      5. Использовать информационные технологии для работы с документами.

      Знания:

      1. Нормативно-методические положения осуществления документооборота в организации.
      2. Основные положения определения ценности документов для разбиения их на группы.
      3. Правила составления описи дел постоянного и временного хранения.
      4. Правила составления сопроводительных документов для уничтожения документов, не подлежащих хранению.
      5. Правила передачи дел в архив организации.
   5. Задача 3: Организация работы по учету, хранению, передаче документации в подразделения.

      Умения: 1. Организация процесса регистрации, хранению и передачи документов в соответствующее подразделение. 2. Методическое руководство делопроизводством в организации: контроль за правильностью регистрации, хранению, передаче документов в архив. 3. Разработка номенклатуры дел подразделения. 4. Систематизация дел в рамках подразделения. 5. Обеспечение сохранности и защита документов. 6. Использование электронного документооборота в организации.

      Знания: 1. Нормативно-правовые положения организации учета, хранения, передачи документации в подразделения. 2. Порядок формирования и оформления дел с учетом их категории. 3. Виды номенклатур дел, методики их составления и оформления. 4. Правила регистрации и хранения дел в архиве. 5. Правила пользования электронной системой документооборота. 6. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.

      Задача 1:

      Обеспечению деловых поездок и мероприятий работников.

   6. Умения: 1. Ведение реестра проездных документов. 2. Проверка правильности оформления проездных документов. 3. Определение выгодных ценовых предложений. 4. Разработка оптимального графика движения работника. 5. Заключение договоров на услуги перевозок и приобретение билетов. 6. Ведение деловых переговоров. 7. Систематизация информации мест  размещения: местоположения, цены, прочих услуг.

      Умения: 1. Бронирование места организация мероприятия. 2. Контроль организации места мероприятия. 3. Организация технического сопровождения мероприятия. 4. Составление и контроль плана прибытия и убытия деловых гостей. 5. Подготовка и контроль исполнения в рамках информационного обеспечения мероприятия. 6. Формирование и контроль бюджета мероприятия.

      Знания: 1. Ценовые предложения мест размещения. 2. Ценовые предложения мест организации мероприятия. 3. Правила организации деловых мероприятий в рамках концепции организации. 4. Порядок оформления договоров поставщиками товаров и услуг. 5. Нормы и правила деловой переписки и переговоров. 6. Правила формирования бюджета мероприятия. 7. Формы отчета проведения мероприятия.

Требования к личностным компетенциям 

Честность

Порядочность

Исполнительность

Ответственность

Внимательность к деталям

Аккуратность

Самоорганизованность

Уравновешенность

Коммуникабельность                             

Дополнительная информация: Наличие дополнительной подготовки (сертификаты, курсы, классы) по направлению работы офис-менеджера приветствуется.

Необходимые навыки

• Аккуратность
• Практичность
• *Коммуникабельность
• Умение хранить конфиденциальную информацию и не разглашать её

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Колледж

Обязательно знание языков

• Казахский (Профессиональный)
• Русский (Профессиональный)

Необходимо наличие сертификатов по направлениям

• Другое