Офис-менеджер

Обеспечивает прием (отправку), учет и направление в соответствующие отделы организации, регистрацию получаемой и отправляемой корреспонденции, служебной документации, контроль исполнения документов, формирование дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также обеспечивает их сохранность и проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение.

2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, предоставляемых на подпись Руководству Товарищества.

3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей Товарищества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

4. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.

5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководителям Товарищества, предоставляет по ним компетентные заключения.

6. Осуществляет оперативную связь и организацию коммуникации руководителей Товарищества со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Товарищества, принимает и передает телефонограммы, записывает в их отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителей их содержание под роспись.

7. Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.), электронной почты‚ факсимильных сообщений.

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

9. Подготовка совещательных комнат (залов) и поправление в конце встречи.

10. Осуществляет бронирование билетов, отелей для служебных командировок работников Товарищества.

11. Заказ билетов, трансферов, гостиниц, как в Казахстане, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

12. Переводит научную, техническую общественно-политическую, экономическую и другую специальную литературу, патентные описания, нормативно-техническую и товаросопроводительную документацию, материалы переписки со сторонними организациями, а также материалы конференций, совещаний, семинаров и т.п. с государственного и английского языков на русский язык, с русского языка на государственный язык.

13. Выполняет в установленные сроки письменные переводы Приказов Генерального директора с русского языка на государственный язык, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала, соблюдение установленных требований в отношении используемых научных и технических терминов и определений.

14. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

15. Выполнение личных поручений Генерального директора, документационное обеспечение работы Генерального директора, подготовка документов к подписанию и передача для исполнения необходимой документации от руководителя.

16. Ведение электронной базы документов.

17. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.

18. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.

19. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.

20. Обеспечивает рабочие места руководителей Товарищества канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, т.е. создает условия, способствующие их эффективной работе.

21. Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии и их списания по АКТу.

22. Заказ воды, сладостей, канцелярских товаров + экстренная покупка канцелярских товаров и товаров бытовой необходимости.

23. Хозяйственное обеспечение приемной.

24. Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей отделов.

25. Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации как на бумажном носителе так и в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

Опыт работы в аналогичной должности от 1 года