Администратор офиса

Административное управление офисом

• Контроль наличия и закупка необходимых ресурсов (канцелярия, техника, расходные материалы).
• Организация взаимодействия с IT-службой и сервисными подрядчиками.
• Координация ремонта и обслуживания офисного оборудования.
• Взаимодействие с арендодателем, коммунальными и сервисными службами (уборка, доставка воды, интернет-провайдеры и т. д.).
• Поддержание чистоты и порядка в офисе.
• Организация работы курьерских и почтовых служб.
• Обеспечение офиса продуктами (чай, кофе, вода, бытовая химия и т. д.).
• Прием и распределение входящих звонков, корреспонденции.
• Ведение базы контактов подрядчиков и поставщиков.
• Контроль пропускного режима, взаимодействие с охраной.
• Организация командировок (билеты, гостиницы) и корпоративных мероприятий.

  Финансовый учет и отчетность

• Контроль движения подотчетных средств и ведение отчетности по расходам офиса.
• Своевременная оплата счетов (аренда, коммунальные услуги, интернет, мобильная связь и т. д.).
• Проверка и согласование заявок на закупку товаров и услуг.
• Контроль возмещения расходов сотрудников.
• Подготовка и передача первичной бухгалтерской документации (авансовые отчеты, счета-фактуры, акты, договоры) в бухгалтерию.
• Контроль движения денежных средств по командировкам и представительским расходам, формирование отчетов.
• Сбор, подготовка и передача документов для бухгалтерской отчетности.

• Образование: высшее или среднее специальное (желательно в области администрирования, управления, финансов или бухгалтерии).
• Опыт работы: от 1 года в сфере административного управления или финансов.
• Навыки и качества:
  • Умение работать в режиме многозадачности, организаторские способности.
  • Финансовая грамотность и внимательность к деталям.
  • Знание основ бухгалтерского учета (подотчетные средства, кассовые операции, командировочные расходы).
  • Коммуникабельность, способность оперативно решать вопросы.
  • Ответственность, пунктуальность, стрессоустойчивость.

• Формат работы: работа в уютном офисе в центре города
• График: стандартный 5/2, с 9:00 до 18:00 (обеденный перерыв 1 час)
• Оформление: официальное трудоустройство
• Компенсационный пакет:
  • Фиксированный оклад и ежемесячные бонусы по результатам работы (обсуждаются на собеседовании).
  • Оплата мобильной связи (при необходимости).
  • Компенсация транспортных расходов, связанных с рабочими поездками (при необходимости).
  • Предоставление необходимых ресурсов для комфортной работы.
• Дополнительно:
  • Дружный коллектив и благоприятная рабочая атмосфера.
  • Возможности профессионального и карьерного роста.
  • Участие в корпоративных мероприятиях и тимбилдингах.

Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмет на себя административное управление офисом и контроль финансовых операций. Данная роль предусматривает работу с первичной бухгалтерской документацией, ведение учета расходов, а также обеспечение комфортных условий для сотрудников офиса.