Специалист канцелярии

• Прием и распределение входящих звонков;
• Ведение делопроизводства;
• Подготовка писем и обращений;

• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Умение работать в команде;

Осуществляет прием, сортировку и регистрацию входящей корреспонденции, поступившей в вуз из Министерства науки и высшего образования Республики Казахстан, других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других органов; сканирует и вводит входящую корреспонденцию в информационную программу документооборота, регистрирует в соответствующих журналах; готовит проекты резолюций на специальных бланках, передает начальнику отдела для предварительного рассмотрения с последующей передачей входящей документации на рассмотрение ректору и первому проректору университета. Формирует корреспонденцию с резолюцией ректора  по  группам и срокам исполнения («срочные», «весьма важные», «на контроле») и направляет документы исполнителям. Осуществляет контроль за исполнением документов ответственными лицами в установленные сроки, введением ими в информационную программу документооборота отметки об исполнении входящей  корреспонденции (номер и дата исходящего письма, приказа, распоряжения и т.д.). Осуществляет копирование и размножение входящей корреспонденции, доводит их до соответствующих исполнителей. Ежедневно отчитывается перед начальником отдела о ходе исполнения входящей документации или причинах невыполнения. Формирует документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой и обеспечивает их сохранность. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив университета. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях университета. Выполняет отдельные поручения начальника отдела. Контролирует за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации; заполняет соответствующие журналы и ведет журнал учета приказов, распоряжений и иных документов, а также поручений, требующих контроля над их исполнением; ведет оперативный учет прохождения документов; определяет причины несвоевременного выполнения поручений; информирует непосредственного руководителя о состоянии их исполнения;   принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в организации, разработке мероприятий по рационализации документооборота.