Executive Assistant (помощник руководителя)

Обязанности:

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

• ⁠прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;⁠
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• ⁠ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Работа организационная (бездокументное обслуживание):

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
• создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
• ⁠организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Требования:

• знание русского, казахского, английского языков;
• эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
  навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию;
• свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
• ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
• супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель);
• знание финансового и делового этикета, ведения протоколов;
• компьютерных систем и программ (iOS, MS, MS Office и тд.);
• готовность быть на связи вне рабочее время.