Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер — это специалист, отвечающий за организацию работы офиса, поддержание комфортных условий для сотрудников и обеспечение бесперебойной деятельности компании.
Основные обязанности:
Административная поддержка офиса
Организация и контроль работы офиса.
Обеспечение сотрудников всем необходимым (канцелярия, техника, мебель и т. д.).
Ведение внутреннего документооборота.
Прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
Контроль за чистотой и порядком в офисе.
Работа с персоналом
Ведение табеля учета рабочего времени.
Организация мероприятий для сотрудников (корпоративов, тренингов).
Взаимодействие с отделом кадров (прием, адаптация новых сотрудников).
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
Заказ канцтоваров, воды, продуктов для кухни.
Заключение и контроль выполнения договоров на клининг, охрану, техническое обслуживание офиса.
Работа с курьерскими и почтовыми службами.
Организация встреч и переговоров
Встреча гостей и партнеров компании.
Подготовка переговорных комнат и обеспечение необходимыми материалами.
Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц).
Финансовый контроль и отчетность
Контроль расходования бюджета на офисные нужды.
Ведение отчетности по расходам.
Требуемые навыки и качества:
Организационные способности и многозадачность.
Умение работать с документацией и офисной техникой.
Коммуникабельность и клиентоориентированность.
Владение программами MS Office, 1C (по необходимости).
Ответственность и внимательность к деталям.
В зависимости от компании обязанности офис-менеджера могут варьироваться и включать дополнительные функции, например, ведение соцсетей или помощь бухгалтерии.