Администратор Стоматологической Клиники

1. Работа с пациентами:

• Запись на приём: Администратор отвечает за оформление записей на приём к врачам, согласование удобного времени, обзвон и напоминание пациентам о предстоящих визитах.
• Консультации по услугам клиники: Объяснение пациентам, какие услуги предоставляет клиника, помогать выбрать подходящего врача.
• Информирование пациентов: Объяснение пациентам стоимости услуг, условий оплаты, скидок и акций.
• Встреча и приветствие пациентов: Приветствие пациентов при входе в клинику, помощь в оформлении документов.
• Решение конфликтных ситуаций: В случае возникновения спорных ситуаций — поиск мирных решений, поддержание доброжелательной атмосферы.

2. Оформление документов:

• Регистрация пациентов: Ведение базы данных пациентов, регистрация их при первом посещении.
• Оформление договоров и документов: Оформление и ведение документации, заполнение информированных согласий на лечение, удаление, анестезию.
• Отчётность: Составление отчетов по посещаемости, сборам, врачам и другим административным вопросам.

3. Организация работы клиники:

• Координация работы врачей: Контроль расписания врачей, помощь в планировании времени, изменение графика при необходимости.
• Контроль за выполнением санитарных норм: Обеспечение соблюдения санитарных норм и стандартов безопасности в клинике.
• Запрос материалов и расходных материалов: Взаимодействие с поставщиками, заказ необходимых материалов и оборудования для работы стоматологов.

4. Работа с кассой и расчетами:

• Приём платежей: Приём наличных и безналичных платежей, оформление чеков, ведение кассовых документов.
• Учет финансовых операций: Контроль за платежами, возвратами, скидками, ведение отчётов по финансовым операциям. Ведение кассовой книги.

5. Управление записью и административными вопросами:

• Система записи пациентов: Обработка звонков и запросов через различные каналы (телефон, инстаграм, уатсап), помощь в записи и переноса визитов.
• Поддержание порядка: Контроль за порядком в приёмных и других общих зонах клиники.
• Взаимодействие с персоналом: Обеспечение хорошего взаимодействия между медицинским персоналом, бухгалтерией, администрацией, что способствует эффективной работе клиники.

6. Маркетинг и продвижение клиники:

• Рекламные акции: Помощь в организации акций и скидок, съемка в рекламных видеороликах, информирование пациентов о них.
• Обратная связь: Сбор отзывов от пациентов о качестве обслуживания и передача их в отдел маркетинга или руководству.

7. Технические задачи:

• Работа с программным обеспечением: Управление системой учета пациентов, обработка электронных медицинских карт, учет приёмов и операций.
• Обслуживание телефонов и онлайн-записи: Ответы на звонки, поддержание актуальности записи на прием через сайт или приложение.

8. Поддержка команды:

• Поддержка морального климата в коллективе: Обеспечение комфортной рабочей атмосферы среди сотрудников клиники, решение внутренних вопросов.
• Обучение новых сотрудников: Помощь в обучении новых администраторов, а также медицинского персонала относительно процессов работы с пациентами.

9. Организация запасов и инвентаризация:

• Контроль за расходниками: Мониторинг наличия расходных материалов (перчаток, масок, антисептиков) и заказ недостающих.
• Инвентаризация: Учет и проверка наличия медицинских и офисных принадлежностей, организация их закупок. Контроль расходного материала.

Общее руководство и организация административного отдела. Все работает как надежный, отлаженный механизм, без участия собственника или управляющего клиники. Контроль за качеством работы сотрудников. Исключение воровства среди младшего мед персонала. Работа с пациентами внутри клиники. Еженедельный отчет руководителю клиники о доходах и показателях работы.

Работа администратора стоматологической клиники требует умения эффективно общаться с людьми, решать оперативные задачи, а также поддерживать порядок в процессе работы клиники.