Специалист по документообороту
График работы 5/2 с 9:00-18:00
Отпуск, официально трудоустройство
1. Обязательно опыт работы с документацией и делопроизводством в ТОО (от 3 лет).
•Опыт ведения документооборота в 1С, Учет ЭДО и Google Таблицах.
•Умение работать с бухгалтерскими и первичными документами (накладные, акты выполненных работ, акт сверки, счета-фактуры, договоры).
2. Контроль работы с документацией и архивом:
•Ведение и систематизация бумажного и электронного архива.
•Контроль сроков подписания договоров, актов, накладных.
•Организация хранения документов: бумажный архив и электронные базы данных (Google Диск, 1С).
•Проверка корректности заполнения документов перед отправкой в архив.
3. Работа с документооборотом:
•Создание, учет и контроль договоров, актов выполненных работ, актов сверки, накладных.
•Ведение ЭДО через платформы 1С, Учет ЭДО, Kaspi Pay.
•Ведение табеля учета рабочего времени, оформление приказов.
•Подготовка документов для отправки в архив (включая старые документы с 2023 года).
4. Управленческая отчетность:
•Подготовка еженедельных отчетов о состоянии документооборота для руководителя.
•Составление отчетов по финансовым документам (ДДС, ОПиУ) совместно с бухгалтером.
•Контроль за правильностью и своевременностью отчетов в Google Sheets.
5. Контроль качества выполнения задач:
•Своевременное оформление и отправка документов.
•Проверка правильности оформления документов перед подписанием.
•Системное выполнение задач в указанные сроки.
6. Организация работы с партнерами и сотрудниками:
•Взаимодействие с Бухгалтерией (по первичным документам).
•Взаимодействие с отделом продаж и снабжении (по накладным, актам выполненных работ и сверкам).
•Взаимодействие с Менеджером KASPI магазина и ИТ Аналитиком (по табелям и отчетам по заработной плате).
7. Планирование и контроль задач:
•Контроль соблюдения сроков сдачи документов.
•Организация процесса подготовки и подписания договоров.
•Ведение рабочих календарей и напоминаний о сроках отчетности.
8. Знание программ и систем:
•1С (от 1 года)
•Управление торговлей (1 год)
•Учет ЭДО (электронный документооборот)
•Google Sheets (1 год)
•Microsoft Excel и Word (от 3 лет)
9. Построение эффективных бизнес-процессов в документообороте:
•Оптимизация текущих процессов учета и хранения документов.
•Создание системы внутреннего контроля за документооборотом.
•Внедрение стандартов по работе с документами и отчетностью.