Секретарь

• Прием и доставка (вручение) корреспонденции, уведомлений, извещений;
• Ведение делопроизводства;
• Регистрация входящей и исходящей информации;
• Встреча и учет посетителей;
• Учет и хранение, передача документов в подразделения;

• Русский / высокий уровень
• Казахский / высокий уровень

• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Умение работать в команде;
• Дисциплинированность;

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения; Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль; Ведет контрольно-регистрационную картотеку; Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных; Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; Копирует документы на персональном ксероксе; Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.