Офис-менеджер

- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

- обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

- обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

- оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

- осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

- обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

- осуществляет организацию командировок руководителя включая, покупку билетов, бронь гостиницы и организация транспорта.

- Ведет делопроизводство.

- Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

- Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. - - - -Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

- Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

- Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

- Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

Офис-менеджер должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- правила пользования оргтехникой;

- основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL.

- закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

- все бизнес-процессы, проходящие в организации.

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

• оформление согласно ТК РК
• пятидневная работая неделя с 09:00 до 18:00
• оплата мобильной связи
• работа в молодой и креативный команде