Офис-менеджер

• 1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса;
  2. Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
  3. Обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
  4. Обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации;
  5. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  6. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
  7. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
  8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
  9. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
  10. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
  11. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
  12. Оформляет приказы директора по основной деятельности Товарищества (производственные приказы) и доводит их до сведения работников;
  13. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
  14. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
  15. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации;
  16. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
  17. Ведет делопроизводство;
  18. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации;
  19. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты, контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи, ведет всю коммуникацию с курьерами;
  20. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  21. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив;
  22. Обеспечивает контроль за сохранностью вверенных материальных ценностей;
  23. В случае возникновения в офисе конфликтной ситуации с клиентами, принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтной ситуации;
  24. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;
  25. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

Качества:

• Самостоятельность
• Ответственность
• Ориентация на результат
• Аналитические способности
• Аккуратность
• Быстрая обучаемость
• Проактивность
• Системность
• Легкость.

Требования:

Опыт работы 1-3 года

Высшее образование

Знание русского и казахского языка (английский желательно)

Условия:

• Режим работы с 09.00-18.00 часов
• Обед с 13.00 до 14.00 часов
• 5/2 суббота, воскресенье выходные
• Оформление согласно ТК РК
• Молодой дружный коллектив.