Офис менеджер+ассистент руководителя

• Планирование рабочего дня руководителя.
• Координация и распределение звонков, поступающих на имя руководителя.
• Распределение корреспонденции, поступающей на имя руководителя.
• Организация приема посетителей.
• Ведение переписки руководителя.
• Организация поездок руководителя.
• Сопровождение в деловых поездках.
• Ведение протоколов совещаний, с участием руководителя.
• Обеспечение руководителя информационной базой для эффективности ведения бизнеса.
• Осуществление контроля за распоряжениями руководителя, переданными в ранге личных поручений.
• Осуществление личных поручений связанных с организацией эффективного и комфортного рабочего места руководителя.
• Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса, при необходимости переадресовывать на заинтересованных лиц.
• Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать), вести учет за движением корреспонденции между офисом в Актау, Уральске и Жанаозене;
• Администрирование Bitrix24: внесение, мониторинг, контроль и отчет задаx. Контроль за прохождением документов и их исполнением в т.ч на площадке Bitrix24.
• Формирование табеля выходов каждого сотрудника ежемесячно для передачи в бухгалтерию.
• Организация и ведение архива документов, в т.ч. электронного архива.
• Ведение реестра исходящих и входящих писем, договоров, доверенностей (Ведение электронной базы документов).
• Отвечать на телефонные звонки. Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем). Ежедневная проверка электронной почты компании и распределение корреспонденции между сотрудниками компании.
• Подготовка, оформление и ознакомление персонала компании с организационно распорядительной документацией общего характера (общие приказы, распоряжения).
• Ознакомление персонала компании с вновь принятыми сотрудниками.
• Работа с почтовыми компаниями: отправка и получение почты. Отправка первичной бухгалтерской документации, документов о качестве, разрешительных документов контрагентам компании, поставщикам и заказчикам.
• Предоставление руководителю компании еженедельных отчетов о выполненных и не выполненных задачах. Подготовка ежемесячного отчета по каждому сотруднику офиса о результативности выполнении задач.
• Обновлять список телефонов, адресов и мобильных телефонов сотрудников.
• Удалять из служебных чатов и информационных систем уволившихся сотрудников.
• Коммуникация с компаниями, обеспечивающими информационную инфраструктуру: системные администраторы, провайдеры, телефонные и интернет-сети.
• Коммуникация с компаниями, обеспечивающими производственную инфраструктуру: электросети, отопление, водоснабжение, питьевой режим.
• Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
• Осуществлять подготовку данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды.
• Осуществлять обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем, кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
• Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Сканирование и отправка оригиналов первичных документов поставщиков по импорту (СМР, накладная).
• Соблюдает производственную дисциплину.
• Организация прохождения сотрудниками медицинских осмотров.
• Поиск, бронирование, выкуп билетов, гостиниц и трансфера для сотрудников.
• Организация и проведение тимбилдингов, корпоративных мероприятий, совещаний.
• Хранение Договоров, приказов, корреспонденции компании.
• Прием и отправка почтовых отправлений в том числе в иностранные государства.
• Предоставление подтверждающих документов бухгалтерии для совершения регулярных платежей компании (аренда офиса, аренда служебных квартир, вода, интернет, телефон, канцелярские товары, моющие средства, аутсорсинговые услуги и т.д.)
• Принятие и регистрация служебных записок и передача в работу сотрудникам

Требования:

- Основы делопроизводства.

- Работа в Excel, Word, Bitrix24, 1С.

- Знание делового казахского, русского языков и навыки подготовки документации на казахском и русском языках.

- Знание английского языка: деловая переписка и разговорный.

-Требования законодательства РК.

-Правила пользования оргтехникой и ПК.

-Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.

- Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании.

- Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.

-Навыки подготовки положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности Товарищества.

-Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.

- Организация командировок высшему руководству: организация логистики, гостиницы, перелетов, переездов.

-Организация встреч посетителей и гостей.

-Принципы организации снабжения офиса.

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

-Правила внутреннего трудового распорядка.

- Структуру Товарищества, месторасположение структурных подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.

-требования документации Системы Менеджмента и руководствоваться документацией ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Кайдзен, АРІ Q1;

-

• 5/2 с 9-00 до 18-00
• Оформление по ТК РК