Офис-менеджер/секретарь

3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора/заместителя директора ТОО;

3.2. Организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.4. Обеспечивать директора/заместителя директора ТОО служебными документами и различными техническими бланками, необходимыми в работе;

3.5. Обслуживать аппаратуру "телефакс", осуществлять прием и отправку телефонограмм, при необходимости делать ксерокопии документов, печатать по указанию руководителя различные материалы, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.6. Принимать поступающую на рассмотрение генеральному директору корреспонденцию и документы, передавать её в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы.

3.7. Принимать, регистрировать входящую корреспонденцию, бандероли и т.д., сообщать адресатам о получении бандеролей, заказных писем.

3.8. Вести учет входящей и исходящей корреспонденции в специальных журналах регистрации.

3.9. Вести протоколы ежемесячных отчетных совещаний подразделений и еженедельных заседаний, своевременно рассылать протоколы участникам совещаний в электронном виде.

3.10. Обеспечивать отбор, формирование и хранение документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, сдавать в установленные сроки в архив;

3.11. Ориентировать сотрудников предприятия на порядок рабочего дня генерального директора ТОО;

3.12. Организовывать прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки на предприятие, создавать им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов;

3.13. Сохранять втайне сведения конфиденциального характера и личностного плана, которые становятся известными в процессе работы.

3.14. Обеспечивать сотрудников корпоративными номерами

3.15. Бронировать авиа и железнодорожные билеты, резервировать гостиницы для сотрудников компаний и гостей, обеспечивать встречи и проводы сотрудников и гостей в аэропорту/вокзале.

3.16. Координировать работу по своевременному поздравлению сотрудников компании с Днем рождения, государственными, религиозными и профессиональными праздниками.

3.17. Рассылать по электронной почте сообщения поздравительного характера. Организовывать поздравления постоянных клиентов, партнеров, представителей власти со знаменательными датами и праздниками

3.18. Обеспечивать исполнение и поддержание корпоративной культуры.

3.19. Координировать и проводить по поручению HR менеджера организацию праздничных мероприятий.

3.20. Заниматься заказами информационных стендов, оформлением и обновлением их необходимой информацией.

3.21. Своевременно выполнять служебные поручения руководства.

3.22. Соблюдать правила техники безопасности, охраны труда, пожарной безопасности.

3.23. Соблюдать требования СМК. Обеспечивать выполнение требований системы менеджмента Компании на соответствие СТ РК ISO 9001-2016 (ISO 9001-2015) «Системы менеджмента качества. Требования».